Заполнение трудовой книжки — образец 2020, правила, пример

Заполнение трудовой книжки — образец 2020, правила, пример

С 2020 года в России появится электронная трудовая книжка

Подписка на новости

Письмо для подтверждения подписки отправлено на указанный вами e-mail.

17 сентября 2019 15:09

С 2020 года в России появится электронная трудовая книжка. Новый цифровой формат призван обеспечить постоянный и удобный доступ граждан к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям – к новым возможностям кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки будет добровольным, позволяющим сохранить бумажный формат столько времени, сколько это необходимо. Исключением станут те граждане, кто устроится на работу впервые с 2021 года. У них все сведения о трудовой деятельности изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажного носителя.

Все граждане в течение 2020 года могут подать работодателю заявление в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности и в бумажную версию.

Граждане России, которые до конца 2020 года не обратятся к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности, начиная с 2021 года, будут формироваться только в цифровом формате.

Доступ к электронной трудовой книжке будет открыт для граждан в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России и через портал госуслуг, а также посредством соответствующего приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Обеспечить ее сможет работодатель (по последнему/актуальному месту работы), территориальный орган Пенсионного фонда России или МФЦ. Услуга предоставляется экстерриториально, т.е. без привязки к месту жительства или работы человека.

К преимуществам электронной трудовой книжки отнесены:

  • удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
  • минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
  • дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
  • снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
  • дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
  • использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
  • новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
  • высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

  • место работы;
  • периоды работы;
  • должности (специальность, профессия);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания прекращения трудового договора.

Что касается работодателей, то с 1 января 2020 года для них будет введена обязанность ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. Передача сведений будет осуществляться в рамках действующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.

Начиная с 1 января 2021 года, в случаях приема на работу или увольнения, сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Отметим, что переход к электронным трудовым книжкам будет регламентирован законодательством. В настоящее время проекты законов находятся в стадии принятия.

На официальном сайте Пенсионного фонда России можно посмотреть проекты документов для работодателей:

— Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведении о трудовой деятельности работника;

— Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;

Электронные трудовые книжки с 2020 года: пошаговый переход, ведение и образец

Вводная информация про электронные трудовые книжки с 2020 года

С 2020 года все работодатели должны будут перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР. Бланк называется СЗВ-ТД.

Но как выглядит образец электронной трудовой книжки? На этот вопрос отвечают представили ПФР на своем сайте:

Также см:

  • Закон о внесении изменений в ТК РФ в части перехода на электронные трудовые книжки (скачать)
  • Закон о новой отчетности в ПФР (скачать)
  • Сайт ПФР про электронные трудовые книжки
  • Новый отчет СЗВ-ТД с 2020 года

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.

Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.

  • у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
  • тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.

Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

До 1 июля 2020 года все работодатели обязаны уведомить каждого работника о том, что:

  • сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде;
  • работники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки.

Важно не забыть и о тех, кто “де-факто” не находится в офисе – находящиеся в декрете, сотрудники в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них не ведутся.

Унифицированной формы уведомления нет. Поэтому можно самим “придумать” форму. Или можно использовать наш шаблон:

В уведомлении попросите работников принять решение и подать заявление в конкретный месяц. Например, в январе 2020 года. Но вы не вправе требовать быстрее принять решение. Работник вправе определится до конца 2020 года.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года

До конца 2020 года сотрудник должен сообщить вам о решении сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее. Хороший вариант – подготовить шаблоны уведомлений и разослать их работникам вместе с уведомлением из Шага 1. Всего возможно два варианта заявления:

  • заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
  • заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.

Вот как выглядят шаблоны:

Образец заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки (скачать образец)

Образец заявления работника об отказе от бумажной трудовой книжки (скачать образец)

Если человек не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Каждый человек вправе передумать в любой момент и подать работодателю письменное заявление о том, что он хочет перейти на электронку. При отказе от бумажной книжки документ надо будет отдать сотруднику на хранение.

Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде обратите внимание на бумажные трудовые – лучше проверить правильность их заполнения. Зачем? Дело в том, что с 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД.

Что именно проверить в действующих бумажных трудовых книжках? Вот опорные точки для проверки:

  • Личные данные работников (ФИО, даты рождения, образование, специальность);
  • Даты о приемах, переводах и увольнениях;
  • Названия компаний и должностей;
  • Наличие печатей;
  • Реквизиты приказов о приемах и увольнениях;
  • Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;
  • Наличие записей о переводах;
  • Формулировки записей об увольнении.

С 1 января 2020 года у работодателей появится новая обязанность — представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Уже в 2020 году отчет нужно сдать, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как в 2021 году вести трудовую книжку. Впервые подайте форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел одно из следующих событий:

  • компания приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
  • сотрудник подал заявление о сохранении трудовой книжки или об отказе от нее.

Пример:

Стоит отметить, что работодатели с численностью больше 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Если в штате меньше человек, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге. Но с 2020 году нужно сдавать электронные 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, если численность 10 человек и более. Поэтому если у вас от 10 до 24 человек, проще сразу оформить электронную подпись и отчитываться в ПФР электронно.

Заведите корпоративный адрес электронной почты (например, для отдела кадров). Дело в том, что сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям с 2020 года работодатели обязаны выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление о выдаче на электронную почту. Такие правила закреплены в новой статье 66.1 ТК. Для этого и нужен адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.

Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновите разделы “Прием на работу” и “Выдача сведений о трудовой деятельности”. В них нужно прописать новшества из новой редакции Трудового кодекса РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка. Прием на работу

1. Прием на работу и увольнение

Читать еще:  Срок исковой давности причинение вреда здоровью

1.1. Прием на работу в организацию производится на основании заключенного трудового договора.

1.2. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от поступающего:

  • трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства ;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • диплом или иной документ о полученном образовании (полном или неполном) и (или) документ, подтверждающий специальность или квалификацию; документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

Правила внутреннего трудового распорядка. Выдача сведений о трудовой деятельности

4. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ.

4.1. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанном в заявлении работника:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

  • в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • при увольнении — в день прекращения трудового договора.

4.4. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя [email protected] При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканированное заявление, в котором содержится:

  • наименование работодателя;
  • должностное лицо, на имя которого направлено заявление (генеральный директор);
  • просьба о направлении в форме электронного документа сведений о трудовой деятельности у работодателя;
  • адрес электронной почты работника;
  • собственноручная подпись работника;
  • дата написания заявления.

Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Ответы на вопросы про переход на электронные трудовые книжки

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль. Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • работодателю (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Правила заполнения трудовой книжки

Законодательное регулирование вопроса

Заполнение трудовых книжек в 2019 году регулируется следующими нормативными документами:

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

  • первое трудоустройство;
  • оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
  • образование и специальность;
  • профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

  • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
  • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
  • СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
  • паспорт.

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2019 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2019 года

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку. Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2019 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

  • наименование компании;
  • число, месяц, год внесения записей;
  • сам факт приема на работу;
  • передвижения по должностям;
  • переводы (на постоянной основе);
  • совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
  • причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2019 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Образец заполнения трудовой книжки (2019)

Правила заполнения трудовой книжки (2019)

Порядок внесения информации в этот раздел:

  1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
  2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
  3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
  4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
  5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, смотрите ниже.

Читать еще:  Договор аренды квартиры юридическим лицом для проживания сотрудника образец

Как внести запись об увольнении

Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения ( ст. 77 ТК РФ ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ». Пример заполнения трудовой книжки по этому основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то применяется ссылка на статью, запись такая: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации ». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2019) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

В носятся в трудовую книжку и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки — выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Из важного, что надо знать про вкладыш:

  • он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);
  • при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
  • номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
  • все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец, как заполнить трудовую книжку РК (2019), возьмите приведенные выше примеры.

Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года

Электронные трудовые книжки 2020: нормативная база

Электронные трудовые книжки заработают у нас в стране с 2020 года (это будет переходный период). Прежде всего, нормативным основанием для этого станут федеральные законы с поправками:

  • В Трудовой кодекс РФ. Он, в частности, дополняется новой ст. 66.1, которая, собственно, и вводит электронные трудовые книжки в оборот: закрепляет саму возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде (закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
  • В закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В него добавлена обязанность работодателей сдавать в ПФР новый отчет, который, по сути, и станет воплощением электронной трудовой книжки (закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ).
  • В КоАП РФ. Здесь будет закреплена ответственность работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности и стаже сотрудников.

Помимо федеральных НПА будут и ведомственные — приказы ПФР, которые утвердят все необходимые формы и форматы, порядки заполнения и представления новой отчетности.

Трудовая книжка в электронном виде — хорошо это или нет? Безусловно, их цифровизация добавит хлопот работодателям. Ведь периодичность сдачи отчетности будет уж очень жесткая. Работники, особенно те, кто в возрасте, скорее всего, отнесутся к безбумажным документам с недоверием. Но плюсов, на наш взгляд, все же больше, чем минусов.

  • не нужно будет приобретать и хранить бланки;
  • отпадет обязанность учитывать и обеспечивать сохранность заполненных книжек (за некоторым исключением);
  • сойдет к минимуму вероятность ошибок при внесении сведений, исчезнет риск потерять документ;
  • не придется тратить силы на изготовление и заверение многостраничных копий для работников, их заменят распечатки.
  • получать быстрый доступ к информации из своей трудовой в личном кабинете ПФР или через «госуслуги»;
  • избежать ситуаций с несвоевременной выдачей книжки работодателем при увольнении и соответствующих им сложностей с новым трудоустройством;
  • использовать электронные трудовые для получения госуслуг;
  • дистанционно и без дополнительного подтверждения оформлять пенсии.

Переход на электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Итак, как перейти на электронные трудовые книжки работодателю.

Во-первых, до 01.06.2020 нужно письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и их праве сохранить бумажную трудовую книжку (об этом праве мы расскажем чуть ниже).

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки может быть персональным, но лучше сделать какой-то общий документ, в котором предусмотреть проставление всеми работниками подписи об ознакомлении. И самое главное, нужно зафиксировать факт согласия каждого работника на отказ от бумажной трудовой или наоборот его желание сохранить документ в привычном виде. Для этого с персонала нужно будет собрать соответствующие заявления. Форма — произвольная. Проще подготовить бланк и дать работникам его заполнить.

ВАЖНО! Взять заявление необходимо в любом случае: и если работник соглашается на электронную трудовую, и если он хочет сохранить бумажную.

Собрать такие заявления нужно до 31.12.2020. Если работник не подал заявление до 2021 года по уважительной причине, он может сделать это позже, а работодатель должен продолжить вести его трудовую в традиционном бумажном виде.

Во-вторых, надо подготовиться сдавать в ПФР новый отчет СЗВ-ТД.

В 2020 году отчитываться нужно будет только за те месяцы, в которых имели место движения по кадрам или подача работниками заявлений о выборе между электронной и бумажной книжками. Срок — до 15-го числа следующего месяца. То есть первый отчет может потребоваться сдать уже за январь до 17.02.2020.

С 2021 года сдавать отчет придется чаще:

  • не позднее следующего рабочего дня после приема нового сотрудника на работу или увольнения;
  • либо не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем перевода работника на другую работу или получения от него заявления о выборе электронной или бумажной трудовой книжки.

Запасаться бланками новой отчетности не обязательно. За вас все сделают разработчики ПО. Вам потребуется всего лишь обновить свои программы, и вы сможете формировать отчет автоматически. Мы уверены, что уже к концу года появятся электронные трудовые книжки в 1С и у других производителей программ для бухгалтерии и кадров. Также можно будет воспользоваться бесплатной программой от ПФР.

В-третьих, возможно, вам придется провести работу по изменению локальных нормативных актов, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, чтобы привести их в соответствие с обновленным законодательством. Вероятно, потребуется какой-то регламент про сам алгоритм перехода на электронные трудовые, ЛНА о том, как вы будете вести электронные трудовые книжки.

Электронная трудовая книжка: как выглядит (образец заполнения)

Как выглядит электронная трудовая книжка? По форме это будет информационный ресурс. По содержанию каких-то кардинальных перемен в данных о трудовой деятельности и стаже не предполагается. Перечень сведений для электронной трудовой аналогичен бумажной и включает:

  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (специальность, профессию);
  • квалификацию (разряд, класс, категорию, уровень квалификации);
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания прекращения трудового договора.

При этом нужно учитывать, что электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя. Просмотреть сведения из нее человек сможет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. Можно будет получить и бумажную выписку. Ее предоставит работодатель по последнему месту работы. Также за выпиской можно будет обратиться в ПФР или МФЦ, причем экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы.

Что нужно знать об электронных трудовых работникам

Подробно о сути изменений до 1 июня 2020 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:

  1. Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение.
  2. Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
  3. Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании.
  4. При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
  5. Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
Читать еще:  Незаконное увольнение с работы: что делать работнику

Таковы свежие новости об электронных трудовых книжках. Как видим, главный вопрос уже не в том, введут их или нет. На данном этапе уже нужно начинать готовиться к процессу ведения электронных трудовых книжек, чтобы к началу работы с ними не возникало никаких проблем.

Переход на электронные трудовые книжки. Интервью с экспертом

С 2020 года в России начинают действовать электронные трудовые книжки. Как работодателям подготовиться к изменениям и избежать ответственности за нарушения? Рассказывает эксперт по трудовому праву и кадровому делопроизводству Евгения Конюхова.

Чем обусловлен переход на электронные трудовые книжки?

— Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

​К сожалению, нередко на практике работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии.

Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Плюс исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

На дату выхода интервью пакет законопроектов о переходе на электронные трудовые книжки Госдума рассмотрела и одобрила в первом чтении.

Какой переходный период установлен по отказу от бумажных трудовых книжек?

Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

— Вопрос перехода на электронные трудовые книжки очень активно обсуждается в СМИ и профессиональных сообществах. Появляется много недостоверных сведений, домыслов о том, что работодатели не успеют подготовиться к изменениям.

Первое, что нужно понять, — никуда спешить в 2019 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Если законопроект примут, работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут вести только в электронном виде.

Какие подготовительные мероприятия необходимо осуществить работодателям?

Какие документы изменить или скорректировать?

— Главное в 2020 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме. Важно донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности. Сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут храниться только с персонального согласия человека.

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

Что полезно знать работодателям о технической стороне вопроса?

Нужно ли специальное программное обеспечение?

— Благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2020» может возникнуть ложное понимание, что это некий носитель в электронном виде. Но это не так.

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например Контур.Бухгалтерию.

Как информация будет переноситься с бумажных носителей на электронные?

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд.

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?

— Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде.

Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.

Однако я советую работодателям не спешить с оповещением в 2019 году. Дело в том, что к 2020 году законодатели могут уточнить требования к содержанию такого информирования.

Если перенос данных из бумажных носителей в электронные не предусмотрен, нужно ли работнику самому что-то предпринимать, чтобы перенести данные о своем трудовом стаже в электронный формат?

— Возможно, после рассмотрения законопроекта в Государственной Думе этот вопрос будет решен. Сейчас запланировано, что все данные будут предоставляться через отчетность, поэтому будем ждать нормативные правовые акты, которые утвердят соответствующие формы.

Созданы ли какие-то вспомогательные памятки, которые помогут осуществить переход?

— На сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по теме.

В чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?

— В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий. К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.

Переход на цифровые носители решит эти проблемы:

  • сократятся издержки на приобретение и хранение трудовых книжек;
  • не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление;
  • работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.

Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей.

Понятно, что после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию. Но ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем.

Какие сложности переход добавит работодателям?

— Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения ПФ РФ.

Как изменится отчетность в связи с введением электронных трудовых книжек?

— Планируется, что с 1 января 2020 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем.

С 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.

Сейчас подготовлены проекты форм СЗИ-ТД и СЗВ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников. Окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.

Что можно сказать об информационной безопасности проекта? Кто будет защищать персональные данные?

— Эта обязанность ложится на Пенсионный фонд. Его представители говорят, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

— Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Также доступ к информации будут иметь работники многофункциональных центров, конечно же, с согласия граждан. Речь идет об оформлении услуг, когда необходимы данные о периодах трудовой деятельности.

Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

— В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах. Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях. Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Внесение информации о награждениях не предусмотрено.

Что нужно знать об ответственности за нарушения?

— Напомню, что обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

Какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки?

— Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector