Как работнику получить трудовую книжку без увольнения

Как работнику получить трудовую книжку без увольнения

Можно ли забрать документ у работодателя на время и как получить трудовую книжку по заявлению?

Трудовая книжка это документ, который может занимать только два положения. В первом случае, он находится на руках у работника, в момент, когда тот занят поиском непосредственной работы.

Второе положение трудовой книжки – это непосредственно в личном деле работника в отделе кадров работодателя. Именно при осуществлении официальной трудовой деятельности, трудовая книжка работника может быть передана на хранение работодателю.

Почему такое значение придается этому, казалось бы, не самому важному документу? Дело в том, что в трудовой книжке собраны все сведения касающиеся общей официальной трудовой деятельности. На основании данных сведений будет складываться пенсионный стаж работника, что характерно для любой официальной работы.

Но некоторые работники не согласны с тем, что трудовая хранится у работодателя. Дорожа сведениями о своем пенсионном стаже, работники требуют трудовую книжку на руки или же просто периодически хотят проверять ее состояние.

Еще недавно таким работникам можно было совершенно законно отказать, но сегодня в связи с внесением поправок в трудовое законодательство, осуществить такое действие не представляется возможным.

Наша основная задача сегодня – внимательно рассмотреть ситуации с выдачей трудовых книжек на руки, а также непосредственный анализ нововведений в законодательства. Итак, начинаем прямо сейчас.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

В каких случаях могут выдать трудовую книжку?

Законодатель, к сожалению, не предусмотрел четких оснований по факту происшествия которых трудовая книжка выдается на руки.

Но, тем не менее, сотрудники отдела кадров за свою небольшую практику по новому законодательству сумели выработать стратегию, которой теперь неуклонно пользуются.

В соответствии с трудовым кодексом, а точнее с поправками, которые были введены в него сравнительно недавно, трудовая книжка выдается при наличии определенных обстоятельств. Мало кто знает, но такие обстоятельств могут быть вызваны следующими фактами:

  • работник собирается устроиться по совместительству и ему теперь необходимо на время взять трудовую с основного места работы и поставить в ней запись со второго места.
  • Еще одним основанием является тот факт, что работник собирается нанести визит в пенсионный фонд и получить информацию о своем стаже и пенсионных накоплениях.
  • Выдача трудовой книжки для оформления пенсии.
  • Выдача трудовой книжки умершего работника.
  • Также работник может взять трудовую книжку, если она понадобилась каким то государственным органами, например, просьба предоставить ее в суде.

На этом перечень заканчивается, но стоит помнить о том, что каждый случай индивидуален и имеет право на то чтобы существовать в нашем мире.

Можно ли получить её на руки, не увольняясь?

Конечно, это не самая положительная динамика в трудовом законодательстве.

Радует, что сегодня ситуация изменилась и работники могут себе позволить чаще видеть трудовую.

Работник должен грамотно изложить причину желания забрать трудовую в заявлении и только потом, по результатам рассмотрения заявления сотрудником отдела кадров, а потом и работодателем будет дан положительный или же отрицательный ответ.

Порядок и правила выдачи на время

В какой срок работодатель обязан её предоставить?

Если работник все же настоял на выдаче трудовой на время да и причина такой выдачи не вызывает сомнения у работодателя, необходимо подготовить трудовую.

Как правило, срок подачи трудовой книжки работнику может быть равен от одних суток до недели, а вот на своих руках работник может удерживать трудовую ровно такой срок, который оговорен в расписке, но не больше одной недели.

Через какое время после получения работник должен ее вернуть?

Иногда работник может вернуть трудовую книжку не лично, а выслать по почте. Но для этого нужно знать ряд правил и умело ими пользоваться.

Как получить трудовую книжку по почте? Это вопрос уместно задавать уже работодателям, главное, чтобы они были надлежащим образом осведомлены.

Заявление на получение ТК на руки

Куда нужно его подавать?

Заявление на получение трудовой книжки – это определенно новшество в трудовом законодательстве. Оно появилось сравнительно недавно и это объясняет факт отсутствия единого образца его заполнения.

Как вы помните заявление подается либо работодателю, либо сотруднику отдела кадров. Именно на основании данного заявления происходят вес основные действия по выдаче и принятию трудовой книжки.

Заявление может быть подано на руки. В крайнем случае, отправлено по почте. Но помните, отправлять заявление по электронной почте никак нельзя.

Как правильно заполнить?

Также заявление можно составить по образцу, который предоставят вам в отделе кадров, при наличии у них такового, единого для организации. Эту информацию необходимо тщательно проверить.

Заявление заполнятся на основании ваших паспортных данных. Работник оставляет свои контактные данные и обращаясь к руководителю организации всячески пытается обосновать свое решение получить трудовую.

В конце заявления ставится дата его написания и роспись работника. Если заявление принимают к рассмотрению, на него ставится печать организации. При заполнении заявления следует пользоваться общеобязательными правилами.

Заявление пишется аккуратным разборчивым почерком от руки или же печатается на компьютере. Также необходимо помнить о том, что в заявлении должно иметь место быть четкое изложение сути проблемы.

Оформление расписки в получении

Если все – таки на уровне организации принято решение о выдаче трудовой книжки работнику на время, то это должно быть как – то закреплено документально. Здесь уже имеет место быть обычная расписка.

В расписке указывается имя работника, его фамилия и отчество. Также не стоит забывать про дату написания расписки. В расписке работник должен сообщить, когда он намеревается вернуть трудовую книжку в отдел кадров.

Это требование также законно и основано на законных актах. Поэтому если требование имеет место быть, то отказ от него становится основанием для невыдачи вам трудовой книжки.

Как правильно заполнить?

Заявление пишется на листе А4. Обязательно используйте синюю или же черную пасту. Избегайте в заявлении излишней эмоциональности, используйте грамотный юридический язык и четкие формулировки. Если вы ссылаетесь на какую то статью в законе, то непременно указывайте название нормативно правового акта, в котором вы почерпнули знания.

Задержка возврата

Иногда случается так, что после того как забрал, работник не предоставляет трудовую книжку в назначенный день. Причины могут быть самые разные, от банального потерял и забыл, до каких то существенных происшествий, когда он не может отдавать её. Не переживайте, если вы являетесь сотрудником отдела кадров, а предпримите следующие действия.

Попытайтесь связаться с работником и выяснить причину задержки. Если она объективна, то дайте небольшую отсрочку, если же нет, то предупредите работника о возможных санкциях.

Если дозвониться не удалось или же на ваши предупреждения не последовало никаких действий, вы можете оштрафовать работника за каждый день просрочки на пятьсот рублей. В противном случае, вовсе лишить части заработной платы.

Что делать, если сотрудник не отдает документ?

Если денежные санкции не помогли вам справиться с задачей – не отчаивайтесь. Вы можете обратиться в суд и указать, что работник получил трудовую книжку и в течение долгого времени владеет ей незаконно.

Заключение

Как видите совсем не сложно выйти из подобной ситуации. Но все же выдачу трудовых книжек стоит осуществлять осторожно, ведь не раз бывали случаи, когда работники подставляли своих руководителей, не возвращая документы.

Осуществляйте выдачу на основании закона и тогда вы точно будете уверены в том, что вас никто не обманет, но, а если даже и обманет, то вы с легкостью смоете за себя постоять.

Выдача трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать

В соответствии нормативно правовыми актами, которые регулируют порядок ведения и хранения трудовых книг, выдача трудовой книжки на руки работнику продолжающему работать, не запрещена. Однако указанные документы также не предусматривают и обязанности работодателя по выдаче трудовой до наступления момента увольнения.

Выдача копий документов

Законодатель предусмотрел обязанность выдачи копий необходимых документов в статье 62 ТК РФ и пункте 7 Правил, регламентирующих порядок ведения и хранения трудовых книжек от 16.04.2003 N 225. В соответствии с указанными нормами, если работник подает письменное заявление с соответствующей просьбой, работодатель обязан на протяжении трех дней выдать надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки или выписку. Указанные документы должны быть выданы безвозмездно.

Оформление пенсии

Очень часто возникает ситуация, когда работающий сотрудник приобретает право на пенсию в связи с достижением определенного возраста, но не планирует увольняться. Как правило при оформлении данного вида выплат, органы Пенсионного фонда РФ требуют у будущих пенсионеров предоставить оригинал документа, подтверждающего стаж или нотариально заверенную копию. По этой причине сотрудники обращаются с аналогичным требованием к работодателю.

Здесь следует отметить, что согласно п.13 Перечня (от 27.02.2002 N 16/19па), в подтверждение права на назначение пенсии принимаются только оригиналы документов, которые подтверждают стаж. Относительно предъявления оригинала трудовой книги, указанный пункт, предусматривает исключение из общего правила, и не содержит условия об обязательном ее предоставлении.

Разъяснение

В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0, для подтверждения наличия необходимого стажа, допускается предоставление в территориальные органы Пенсионного фонда РФ заверенной нотариально копии трудовой книги. В соответствии с данным разъяснением, выдача трудовой книжки сотруднику на руки для подтверждения наличия необходимого стажа, не является обязательной.

Читать еще:  Ипотека многодетным семьям процент

Таким образом, законодательство о пенсионном обеспечении не возлагает на граждан обязанности представить в Пенсионный фонд РФ оригинал трудовой книжки.

В случаях когда, невзирая на предъявленные аргументы, должностные лица Пенсионного фонда РФ продолжают настаивать на предоставлении оригинала (нотариально удостоверенной копии), возможны следующие варианты поведения:

  1. Направится в органы Пенсионного фонда РФ вместе с сотрудником, и на месте самостоятельно предъявить оригинал трудовой книжки.
  2. Выдать заверенную нотариально копию документа.
  3. Выдать сотруднику оригинал.

Первый из предложенных вариантов поведения, по мнению многих специалистов, является самым оптимальным. Действуя подобным образом, лицо, назначенное ответственным за сохранность трудовых книг, обезопасит себя от ответственности при возможной утере данного документа. В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо работодателя.

Таким образом, учитывая приведенные выше разъяснения, даже в случаях, когда трудовая книжка выдается работнику на руки под расписку и на короткий срок, ответственность за ее сохранность несёт должностное лицо.

Нотариальное заверение

В случае возникновения обоснованной необходимости, сотрудник кадровой службы предприятия может самостоятельно обратится к нотариусу для того, что бы он заверил копии необходимых документов. Следует обратить внимание на то, что в соответствии с действующим законодательством, уплаченная за данную услугу сумма не подлежит взысканию с работника.

Выдача оригинала

Учитывая вышеизложенное, напрашивается вывод, что однозначного ответа на вопрос о том, в каких случаях выдается на руки работнику трудовая книжка, не существует. Работодатель обязан выдать работнику книгу на руки только при увольнении последнего.

Если по каким-либо причинам все-таки принято решение о выдаче оригинала данного документа на руки работающему сотруднику, необходимо постараться правильно оформить сопутствующие документы.

Организация работы

Поскольку вопрос надлежащей организации работы по обращению трудовых книг прямо не регламентирован действующими нормативными актами, работодателю следует позаботиться об этом самостоятельно. По мнению многих специалистов целесообразно утвердить локальные нормативные акты, которые будут регламентировать данную область, и определять в том числе:

  • Порядок организации кадровой работы.
  • Порядок, в соответствии с которым может осуществляться временная выдача трудовых книжек на руки.
  • Полномочия должностных лиц работодателя.

Регламентирование временной выдачи

В качестве подобных локальных нормативных актов могут выступать:

  • Должностная инструкция работника, который назначен ответственным за обращение с книжками, приказом руководителя.
  • Инструкция о порядке временной выдачи трудовых книжек работникам организации.
  • Правила внутреннего распорядка, в которые включены пункты о дисциплинарной ответственности.
  • Другие, утвержденные руководителем, распоряжения.

Инструкция о порядке временной выдачи

В подобную инструкцию рекомендуется включить пункт, который обязывает сотрудника, получившего временно трудовую книжку на руки для каких-либо целей, вернуть ее не позднее установленного срока. Не лишним будет внесение указания на то обстоятельство, что книжка должна быть возвращена в том же состоянии, в каком была получена.

Ознакомление

После утверждения данного локального акта надлежащим образом и вступления его в силу, следует в обязательном порядке ознакомить с его содержанием следующих сотрудников предприятия:

  • Лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за работу с трудовыми книжками>
  • Сотрудников, которые заявили о необходимости временно получить оригинал документа на руки для различных целей. Среди причин может быть названа, в том числе и предоставление в Пенсионный фонд РФ, при оформлении пенсии.

Дисциплинарная ответственность

Для обеспечения выполнения норм указанной инструкции, целесообразно включить в подобную инструкцию и правила внутреннего распорядка, отдельные нормы, которые будут устанавливать дисциплинарную ответственность. Например, дисциплинарное взыскание может быть предусмотрено в случае нарушения требований локальных нормативных актов, в том числе актов, о порядке выдачи трудовых книг на кратковременный период.

Подобным образом также можно предусмотреть ответственность за несвоевременное возвращение или возвращение в ненадлежащем состоянии книжки, которая временно была выдана на руки работнику, и испорчена по его вине.

Образец заявления и расписки

Выдаче оригинала, в обязательном порядке должна предшествовать подача заявления на имя руководителя. Например:

Прошу Вас выдать мне трудовую книжку (подлинник, оригинал) для предоставления в … .

Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?

Выдать трудовую книжку на руки сотруднику при увольнении — непреложная обязанность работодателя. Но разрешается ли отдавать на время книжку владельцу в других ситуациях? Ответ — в этой статье.

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?

В законодательстве упоминается 2 «легальных» случая выдачи трудкнижки на руки сотруднику:

  • Возврат книжки увольняющемуся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Основной рабочий документ выдают вместе с другими обязательными бумагами и справками в тот же день, когда производится расчет с сотрудником.

Возможна ли отправка трудкнижки по почте, читайте в этой статье.

А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

  • По заявлению работника на выдачу трудовой книжки на руки (ст. 62 ТК РФ), если оригинал требуется предъявить в орган обязательного соцстрахования (обычно — для оформления страховой пенсии по старости). Чтобы оформить пенсию, сотруднику необходим именно оригинал трудкнижки. Это главный документ, который подтверждает период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Кадровик обязан выдать трудовую в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника запроса, составленного в свободной форме. Те же 3 дня даются и на возврат книжки работодателю — отсчитываются они с той даты, в которую ПФР вернет ее сотруднику.

О других случаях выдачи трудовой книжки на руки ни ТК РФ, ни какие-либо иные нормативно-правовые акты не упоминают.

Кадровый документооборот ждут серьезные перемены. Введут ли электронные трудовые в ближайшее время, расскажет эта публикация.

Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?

Сотруднику очень нужен оригинал трудкнижки, при этом он не увольняется и не собирается оформлять пенсию. Идти ли ему навстречу? В законодательстве однозначного ответа нет. Это значит, что не существует ни разрешения, ни прямых запретов на выдачу трудовой книжки на руки по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.

Однако стоит четко понимать: если вы отдадите работнику трудкнижку, отвечать за ее сохранность будет не он, а тот, кто уполномочен приказом на ведение и хранение трудкнижек (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0). Даже если в отделе кадров есть расписка работника. Иными словами, выдача трудовой на руки, особенно в случаях, не прописанных в ТК РФ, — это риск.

Об ответственности работодателя за утерю трудкнижки читайте здесь.

Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?

Как документально оформить временную выдачу трудкнижек на руки, законодательство не объясняет, в том числе для случая, разрешенного ст. 62 ТК РФ (для предъявления в орган соцстрахования). Для того чтобы обосновать правомерность временной выдачи, советуем получить от работника подтверждающий документ. Например, расписку, составленную в свободной форме.

Формулировка может быть такой:

Полученную расписку вложите в книгу учета движения трудкнижек.

В книге допущена ошибка? Вот что в этом случае советует Минтруд.

Чтобы не «копить» расписки, можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи трудовых книжек на руки: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик — при ее возврате.

ВАЖНО! Отдавая трудовую на руки, оставьте себе копию. Если работник потеряет оригинал, собирать бумаги для оформления дубликата будет гораздо проще. И еще если вы решились на выдачу книжек в случаях, не предусмотренных законодательством, обязательно пропишите сроки возврата в локальных документах.

Подробнее об этом и других вопросах, касающихся правил ведения и учета трудовых книжек, читайте в нашей специальной рубрике. Вас ждут актуальные новости, подробные инструкции, разъяснения чиновников и советы опытных экспертов.

Можно ли забрать документ у работодателя на время и как получить трудовую книжку по заявлению?

Трудовая книжка это документ, который может занимать только два положения. В первом случае, он находится на руках у работника, в момент, когда тот занят поиском непосредственной работы.

Второе положение трудовой книжки – это непосредственно в личном деле работника в отделе кадров работодателя. Именно при осуществлении официальной трудовой деятельности, трудовая книжка работника может быть передана на хранение работодателю.

Почему такое значение придается этому, казалось бы, не самому важному документу? Дело в том, что в трудовой книжке собраны все сведения касающиеся общей официальной трудовой деятельности. На основании данных сведений будет складываться пенсионный стаж работника, что характерно для любой официальной работы.

Но некоторые работники не согласны с тем, что трудовая хранится у работодателя. Дорожа сведениями о своем пенсионном стаже, работники требуют трудовую книжку на руки или же просто периодически хотят проверять ее состояние.

Еще недавно таким работникам можно было совершенно законно отказать, но сегодня в связи с внесением поправок в трудовое законодательство, осуществить такое действие не представляется возможным.

Наша основная задача сегодня – внимательно рассмотреть ситуации с выдачей трудовых книжек на руки, а также непосредственный анализ нововведений в законодательства. Итак, начинаем прямо сейчас.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Читать еще:  Учебные отпуска и порядок их предоставления

В каких случаях могут выдать трудовую книжку?

Законодатель, к сожалению, не предусмотрел четких оснований по факту происшествия которых трудовая книжка выдается на руки.

Но, тем не менее, сотрудники отдела кадров за свою небольшую практику по новому законодательству сумели выработать стратегию, которой теперь неуклонно пользуются.

В соответствии с трудовым кодексом, а точнее с поправками, которые были введены в него сравнительно недавно, трудовая книжка выдается при наличии определенных обстоятельств. Мало кто знает, но такие обстоятельств могут быть вызваны следующими фактами:

  • работник собирается устроиться по совместительству и ему теперь необходимо на время взять трудовую с основного места работы и поставить в ней запись со второго места.
  • Еще одним основанием является тот факт, что работник собирается нанести визит в пенсионный фонд и получить информацию о своем стаже и пенсионных накоплениях.
  • Выдача трудовой книжки для оформления пенсии.
  • Выдача трудовой книжки умершего работника.
  • Также работник может взять трудовую книжку, если она понадобилась каким то государственным органами, например, просьба предоставить ее в суде.

На этом перечень заканчивается, но стоит помнить о том, что каждый случай индивидуален и имеет право на то чтобы существовать в нашем мире.

Можно ли получить её на руки, не увольняясь?

Конечно, это не самая положительная динамика в трудовом законодательстве.

Радует, что сегодня ситуация изменилась и работники могут себе позволить чаще видеть трудовую.

Работник должен грамотно изложить причину желания забрать трудовую в заявлении и только потом, по результатам рассмотрения заявления сотрудником отдела кадров, а потом и работодателем будет дан положительный или же отрицательный ответ.

Порядок и правила выдачи на время

В какой срок работодатель обязан её предоставить?

Если работник все же настоял на выдаче трудовой на время да и причина такой выдачи не вызывает сомнения у работодателя, необходимо подготовить трудовую.

Как правило, срок подачи трудовой книжки работнику может быть равен от одних суток до недели, а вот на своих руках работник может удерживать трудовую ровно такой срок, который оговорен в расписке, но не больше одной недели.

Через какое время после получения работник должен ее вернуть?

Иногда работник может вернуть трудовую книжку не лично, а выслать по почте. Но для этого нужно знать ряд правил и умело ими пользоваться.

Как получить трудовую книжку по почте? Это вопрос уместно задавать уже работодателям, главное, чтобы они были надлежащим образом осведомлены.

Заявление на получение ТК на руки

Куда нужно его подавать?

Заявление на получение трудовой книжки – это определенно новшество в трудовом законодательстве. Оно появилось сравнительно недавно и это объясняет факт отсутствия единого образца его заполнения.

Как вы помните заявление подается либо работодателю, либо сотруднику отдела кадров. Именно на основании данного заявления происходят вес основные действия по выдаче и принятию трудовой книжки.

Заявление может быть подано на руки. В крайнем случае, отправлено по почте. Но помните, отправлять заявление по электронной почте никак нельзя.

Как правильно заполнить?

Также заявление можно составить по образцу, который предоставят вам в отделе кадров, при наличии у них такового, единого для организации. Эту информацию необходимо тщательно проверить.

Заявление заполнятся на основании ваших паспортных данных. Работник оставляет свои контактные данные и обращаясь к руководителю организации всячески пытается обосновать свое решение получить трудовую.

В конце заявления ставится дата его написания и роспись работника. Если заявление принимают к рассмотрению, на него ставится печать организации. При заполнении заявления следует пользоваться общеобязательными правилами.

Заявление пишется аккуратным разборчивым почерком от руки или же печатается на компьютере. Также необходимо помнить о том, что в заявлении должно иметь место быть четкое изложение сути проблемы.

Оформление расписки в получении

Если все – таки на уровне организации принято решение о выдаче трудовой книжки работнику на время, то это должно быть как – то закреплено документально. Здесь уже имеет место быть обычная расписка.

В расписке указывается имя работника, его фамилия и отчество. Также не стоит забывать про дату написания расписки. В расписке работник должен сообщить, когда он намеревается вернуть трудовую книжку в отдел кадров.

Это требование также законно и основано на законных актах. Поэтому если требование имеет место быть, то отказ от него становится основанием для невыдачи вам трудовой книжки.

Как правильно заполнить?

Заявление пишется на листе А4. Обязательно используйте синюю или же черную пасту. Избегайте в заявлении излишней эмоциональности, используйте грамотный юридический язык и четкие формулировки. Если вы ссылаетесь на какую то статью в законе, то непременно указывайте название нормативно правового акта, в котором вы почерпнули знания.

Задержка возврата

Иногда случается так, что после того как забрал, работник не предоставляет трудовую книжку в назначенный день. Причины могут быть самые разные, от банального потерял и забыл, до каких то существенных происшествий, когда он не может отдавать её. Не переживайте, если вы являетесь сотрудником отдела кадров, а предпримите следующие действия.

Попытайтесь связаться с работником и выяснить причину задержки. Если она объективна, то дайте небольшую отсрочку, если же нет, то предупредите работника о возможных санкциях.

Если дозвониться не удалось или же на ваши предупреждения не последовало никаких действий, вы можете оштрафовать работника за каждый день просрочки на пятьсот рублей. В противном случае, вовсе лишить части заработной платы.

Что делать, если сотрудник не отдает документ?

Если денежные санкции не помогли вам справиться с задачей – не отчаивайтесь. Вы можете обратиться в суд и указать, что работник получил трудовую книжку и в течение долгого времени владеет ей незаконно.

Заключение

Как видите совсем не сложно выйти из подобной ситуации. Но все же выдачу трудовых книжек стоит осуществлять осторожно, ведь не раз бывали случаи, когда работники подставляли своих руководителей, не возвращая документы.

Осуществляйте выдачу на основании закона и тогда вы точно будете уверены в том, что вас никто не обманет, но, а если даже и обманет, то вы с легкостью смоете за себя постоять.

Как работнику получить трудовую книжку без увольнения

Статья размещена в газете «Первая полоса» № 03 (098), май 2018

Как выдать трудовую книжку работнику, работающему «удаленно», и что делать с трудовой книжкой уволенного работника?

Надомные работники выполняют свою работу на дому (ст. 310 ТК РФ), а дистанционные в любом удобном им месте, которое не находится под контролем работодателя, и используют для выполнения работы и взаимодействия с работодателем информационно-телекоммуникационные сети (ст. 312.1 ТК РФ).

Все работодатели (кроме работодателей-физлиц) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника (ст. 309 ТК РФ).

Лицо, поступающее на работу, вместе с другими обязательными документами предъявляет работодателю трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). Это правило напрямую относится к надомнику, но не является императивным для дистанционного работника. В данном случае все зависит от условий трудового договора.

Работодатель и работник могут предусмотреть в трудовом договоре условие о том, что сведения о дистанционной работе вноситься в трудовую книжку дистанционного работника не будут. Соответственно, если работник поступает на работу впервые, при наличии данного условия работодатель не будет обязан оформлять работнику новую трудовую книжку или ее дубликат в случае утери.

Если же в трудовом договоре такого условия нет, дистанционный работник обязан предоставить работодателю трудовую книжку лично или направить ее по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.2 ТК РФ).

Если работодатель получил от работника трудовую книжку, он обязан будет ее выдать работнику в двух случаях:
— в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (ст. 62 ТК РФ);
— при увольнении (ст. 84.1 ТК РФ).

Выдаем трудовую книжку удаленному работнику в целях обязательного социального страхования (обеспечения)

Работник может написать на имя работодателя заявление о выдаче ему оригинала трудовой книжки для осуществления его обязательного социального страхования (например, для предоставления в Пенсионный фонд РФ с целью оформления пенсии).

Работодатель обязан будет в этом случае выдать работнику его трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек)). В противном случае работодателю может грозить ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (см., например, Постановление Камчатского краевого суда от 27.01.2017 по делу № 4А-1/2017).

Указанной статьей установлена также обязанность работника вернуть трудовую книжку работодателю не позднее 3 рабочих дней со дня получения ее в органе социального страхования. Однако никакой ответственности в случае, если работник
не выполнит данное требование, не установлено.

Для того чтобы избежать риска невозврата работником трудовой книжки, рекомендуем предложить работнику получить нотариально заверенную копию трудовой книжки, которая в силу закона имеет силу оригинального документа (ст. 35-38 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1).

Для того чтобы избежать риска невозврата работником трудовой книжки, рекомендуем предложить работнику получить нотариально заверенную копию трудовой книжки

Однако не все органы социального страхования идут навстречу, и работодателю все же придется выдать трудовую книжку работнику на руки.

Читать еще:  Как ознакомиться с личным делом в отделе кадров

Для таких случаев рекомендуем предусмотреть дисциплинарную ответственность работников в локальном нормативном акте (например, Правилах внутреннего трудового распорядка) и (или) трудовом договоре. В данных документах также рекомендуем предусмотреть и обязательную форму заявления для таких случаев.

В форму заявления, кроме стандартных реквизитов (наименование работодателя, должность и Ф.И.О. работника, дата, подпись, содержание документа), рекомендуем включить информацию о том, для предоставления в какой именно орган работник требует выдать ему трудовую книжку, а также формулировку о том, в какой срок работник обязуется ее вернуть.

Для надомников не установлено каких-либо особых правил подачи заявления о выдаче трудовой книжки. Ничего не сказано и о способе ее получения.

Поэтому в данном случае нужно руководствоваться общим правилом. Надомник должен предоставить заявление работодателю лично.

Работодатель может как сразу выдать трудовую книжку работнику, так и попросить его явиться в течение 3 дней. Такая ситуация возможна, если, например, в организации отсутствует работник, ответственный за трудо
вые книжки либо если в штате очень много работников.

Если же трудовая книжка понадобилась дистанционному работнику, он также подает работодателю заявление (ст. 62, 312.1 ТК РФ). Для этого работник может воспользоваться несколькими способами.

Работник может лично явиться по месту нахождения работодателя и подать заявление.

В этом случае можно выдать трудовую книжку дистанционному работнику как лично, так и направить по почте заказным письмом с уведомлением.

Условие об отправке по почте должно быть указано в заявлении работника, поскольку отправка трудовой книжки данным способом может быть произведена только с согласия работника (ст. 312.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Условие об отправке по почте должно быть указано в заявлении работника, поскольку отправка трудовой книжки может быть произведена только с согласия работника

Далее, если стороны трудового договора осуществляют взаимодействие путем обмена электронными документами, работник направляет работодателю заявление в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (ст. 312.1, 312.2 ТК РФ). Если условиями трудового договора не предусмотрен обмен документами в форме электронного документооборота, работник направляет работодателю заявление о выдаче трудовой книжки по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).

Получив заявление работника электронным способом либо по почте, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня его подачи обязан направить дистанционному работнику трудовую книжку по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).

Нет препятствий и к выдаче трудовой книжки работнику лично, если он может явиться по месту нахождения работодателя. При этом с целью снижения рисков рекомендуем попросить работника написать (принести с собой) заявление, написанное от руки. Особенно если заявление не было подписано усиленной квалифицированной электронной подписью.

Также нужно помнить и об обязанности работодателя подтвердить получение электронного заявления от работника в срок, указанный в трудовом договоре (ст. 312.1 ТК РФ).

Выдаем трудовую книжку удаленному работнику при увольнении

Трудовая книжка при увольнении должна быть выдана работнику в день увольнения. При выдаче трудовой книжки в нее должны быть внесены все сведения о работе и запись об увольнении работника в точном соответствии с формулировками ТК РФ (ст. 84.1 ТК РФ). Если в трудовую книжку будет внесена неправильная или не соответствующая законодательству формулировка причины увольнения, которая помешает работнику устроиться на работу, работодатель несет риск материальной ответственности по ст. 234 ТК РФ.

Трудовая книжка при увольнении должна быть выдана работнику в день увольнения

Надомнику трудовая книжка выдается в общем порядке:
— работник является по месту нахождения работодателя;
— проставляет подпись об ознакомлении с приказом об увольнении;
— расписывается в личной карточке Т-2;
— проставляет в трудовой книжке подпись об ознакомлении с записями, содержащимися в ней;
— получает трудовую книжку;
— расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

При явке дистанционного работника по месту нахождения работодателя трудовая книжка может быть выдана в общем порядке и ему.

Однако чаще всего дистанционные работники не являются за получением трудовой книжки. За получением трудовой книжки могут не явиться также и надомники.

В этом случае работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ). Без такого согласия работодатель не имеет права отправлять документ работнику почтой (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Чтобы иметь доказательство того, что работник согласился получить трудовую книжку по почте, нужно призвать его написать заявление с просьбой об отправке документа данным способом. Рекомендуем также, чтобы в заявлении был указан адрес, по которому работник желает получить трудовую книжку.

Согласие работника должно быть получено в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью

Что касается дистанционных работников, то, поскольку работодатель обязан выслать дистанционному работнику бумажный вариант приказа об увольнении (ст. 312.5 ТК РФ), отправку трудовой книжки при увольнении по почте можно предусмотреть трудовым договором. Также рекомендуем, тем более для данного случая, предусмотреть трудовым договором адрес для обмена корреспонденцией (в том числе для отправки трудовой книжки).

Попросить работника написать и прислать такое заявление можно заранее, например в день, когда работодатель узнал об увольнении работника. Тогда будет возможным точно соблюсти требование законодательства и отправить трудовую книжку работнику в день увольнения. Предложение о согласии на отправку трудовой книжки почтой нужно направить работнику либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, либо почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Предложение нужно зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции.

Согласие работника должно быть получено также либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, либо почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Отправлять оригинал трудовой книжки рекомендуем не только заказным письмом с уведомлением, но и с описью вложения. Тогда работодателю не составит труда доказать, какие именно документы были направлены работнику. Факт отправки трудовой книжки нужно также зафиксировать в журнале исходящей корреспонденции.

В силу обязанности работодателя в день увольнения ознакомить работника под подпись с приказом об увольнении, записями, содержащимися в трудовой книжке, а также получения подписи работника в личной карточке Т-2, работодателю нужно сделать это путем обмена электронными документами (ст. 312.1, 312.5 ТК РФ). Распечатки подписанных электронных документов рекомендуем хранить в личном деле уволенного работника, а также приложить к оригиналам документов, хранящимся у работодателя. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в поле 12 «Дата выдачи трудовой книжки» нужно указать дату и номер отправления, которым была направлена трудовая книжка, идентификационный номер отправления, а также реквизиты вернувшегося уведомления о вручении. В графе 13 книги ответственное за трудовые книжки лицо проставляет свою подпись и расшифровку подписи.

Если в день увольнения работник не получил свою трудовую книжку либо она ему не была выслана, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ). С этого дня работодатель не несет ответ ственности за задержку трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Уведомление рекомендуем направлять заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

Важно успеть направить такое уведомление в день увольнения, иначе работодатель несет риск выплаты работнику среднего заработка. В этом случае работодатель будет виноват в задержке выдачи трудовой книжки при увольнении работника (ст. 165 ТК РФ) и будет нести материальную ответственность в форме обязанности возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ). Уведомление рекомендуем направить по всем известным адресам местонахождения работника.

Если работодатель не успеетв день увольнения работниканаправить ему уведомление о необходимости получить трудовую книжку, в случае обращения работника в суд изменится и день увольнения, которым будет считаться в этом случае день выдачи трудовой книжки (см., например, Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 14.02.2017 по делу № 2-2379/2016). Кроме того, в данном случае есть риск понести административное наказание по ст. 5.27 ТК РФ.

Если в день увольнения работник не получил свою трудовую книжку либо она ему не была выслана, работодатель обязан направить работнику уведомление

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в поле 12 «Дата выдачи трудовой книжки» нужно указать дату и номер уведомления, идентификационный номер отправления, а также реквизиты вернувшегося уведомления о вручении. В графе 13 книги ответственное за трудовые книжки лицо проставляет свою подпись и расшифровку подписи.

Если работник при увольнении не получил трудовую книжку либо она ему не высылалась, данный документ хранится у работодателя до востребования (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Когда работник изъявит желание получить не полученную при увольнении трудовую книжку, ему нужно будет подать работодателю заявление об этом, а работодатель обязан выдать ее не позднее 3 рабочих дней со дня обращения (ст. 84.1 ТК РФ). Способы выдачи аналогичны способам, указанным в статье ранее.

Снежкина Татьяна Сергеевна,

Юрист по трудовому праву

Внимание! Использование любых материалов издания возможно только с письменного разрешения редакции. При копировании ссылка на газету «Первая полоса» обязательна.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector