Докладная записка о нарушении должностных обязанностей образец

Докладная записка о нарушении должностных обязанностей образец

Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  • Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
  • Автор докладной

    Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

    Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

    Как грамотно составить докладную

    Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

    1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
    2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
    3. Выводы и рекомендации автора записки.

    Рекомендации к оформлению

    Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

    Оформляем внутреннюю докладную

    Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

    • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
    • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
    • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
    • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
    • короткая суть докладной;
    • содержание тремя обособленными блоками;
    • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

    Особенности оформления внешней докладной

    Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

    • сведения об организации-отправителе;
    • присвоенный документу номер;
    • город, в котором составлена докладная;
    • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

    Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

    Реакция адресата

    Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

    Конкретные образцы докладных записок

    Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

    Докладная о нарушении трудовой дисциплины

    Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

    Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

    Отдел кадров
    Генеральному директору
    ООО «Омега»
    Н.В. Грощенко

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

    О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

    Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

    В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

    Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

    Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

    Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

    Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

    Отдел метрологии
    Генеральному директору
    ООО «Росмашинстрой»
    Радковскому К.Л.

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

    О невыполнении должностных обязанностей

    Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

    В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

    Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

    Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

    Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

    Читать еще:  Как иностранцу получить квоту на РВП РФ в 2020 году

    Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

    Административно-хозяйственный отдел
    Генеральному директору
    ООО «Просперити»
    Гиацинтовой А.В.

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

    О некорректном поведении сотрудника

    Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

    Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

    Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

    Как составить докладную записку о невыполнении должностных обязанностей

    Докладная записка — это документально зафиксированная информация о том, что сотрудник не выполнил или выполнил не так, как нужно, свои должностные обязанности. Также в записке обычно предлагаются меры, которые необходимо применить руководству по отношению к нерадивому работнику.

    Итак, вы руководитель среднего звена на опять-таки среднем производственном предприятии — скажем, начальник цеха. В вашем подчинении 40 работников цеха. В меру профессиональных, но каждый со своими бедами, проблемами и интересами. Когда и в каких случаях вам нужно писать на них докладные записки? Сейчас разберемся!

    Как пишется докладная записка на сотрудника: образец

    Докладная записка: образец (незаполненный) выглядит так:

    Как написать докладную о нарушении трудовой дисциплины

    Как известно, каждый, кто устраивается на работу, читает и подписывает должностную инструкцию. Если в процессе работы он не выполняет указанные в инструкции функции либо выполняет их не так, как надо, то это повод наказать его. Это может быть все что угодно: регулярные опоздания, прогул, неправильно оформленные документы…

    Любые действия, которые влекут за собой убытки, — наказуемы. Вы, как непосредственный руководитель, можете решить эти проблемы путем предупреждений или бесед. Но если разговоры не действуют, то сотрудника нужно наказывать. Главное, делать это по закону.

    Как утверждают многие, докладная записка о нарушении трудовой дисциплины может служить лучшим средством для борьбы с опозданиями.

    Но как? Ведь все решения о дисциплинарных взысканиях в компании принимает только ее высшее руководство. Именно для того, чтобы уведомить начальство о проступке сотрудника, и пишется докладная записка, адресованная, допустим, генеральному директору фирмы.

    Кстати, докладную может написать не только вышестоящее лицо, но и любой сотрудник. Однако внутренние документы ряда фирм предусматривают строгий порядок подачи жалоб. Согласно ему, рядовой сотрудник обязан не писать докладную, а пожаловаться непосредственному начальству.

    Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

    Как пишется докладная? Специального формата этого документа в российском Трудовом кодексе нет. Однако в каждой организации могут быть внутренние документы, среди которых имеются и утвержденные шаблоны докладных. Писать ее можно и на компьютере, и от руки. Общие же правила составления официальных документов диктуют следующую форму написания. Докладная на сотрудника, вернее, ее схема, выглядит так.

    1. Правый верхний угол: кому адресовано письмо (должность и Ф.И.О.).
    2. Ниже: от кого (должность и Ф.И.О.).
    3. Ниже по центру (с соблюдением отступа): название — докладная записка.
    4. Далее — основной текст послания. Здесь заявитель перечисляет перечень тех обязанностей сотрудника (со ссылкой на внутренние документы, к примеру правила внутреннего распорядка или должностную), которые он не выполнил.
    5. Далее указывается, к чему привели действия сотрудника, какие последствия повлекли за собой его проступки.
    6. Завершается основной текст записки предложением о дисциплинарных мерах, которые, по мнению непосредственного руководителя, необходимо применить к проштрафившемуся сотруднику, чтобы ситуацию исправить.
    7. Внизу слева ставится дата написания документа.
    8. Внизу справа — подпись.

    При необходимости к докладной можно приложить некие доказательства вины работника, скажем фотографию рабочего стола, если он целый день не работает, а сидит в интернете. Ссылки на такие приложения делаются в основном тексте записки.

    Докладная: пример написания

    Например, ваш сотрудник неправильно оформил накладную на товар. В результате этого машину с продукцией, которая проехала какое-то количество километров и спалила какое-то количество бензина, представители заказчика отказались разгружать. Исправленную версию заказчик отказался принимать в электронном виде, требуя оригинал. Вам пришлось срочно переоформлять документы и отправлять курьера на легковой машине на склад заказчика.

    Докладная записка: пример

    Директору ООО «Веселушка» Иванову С.П.

    от начальника производственного цеха ООО «Веселушка» Петрова И.П.

    Довожу до Вашего сведения, что работник производственного цеха Сидоров Л.Е. неправильно оформил накладную на поставку товара (5 тонн) для компании «Потребитель нашей продукции». В результате неправильного оформления накладной заказчик отказался выгружать товар. Чтобы исправить ситуацию, пришлось задействовать автомобиль «Жигули» для передачи исправленной накладной заказчику.

    Последствиями такого халатного отношения сотрудника, выписывавшего накладную, стали простой автомобиля на складе; использование легкового автомобиля; повышенный расход ГСМ; испорченная репутация поставщика.

    За халатное отношение к работе прошу объявить Сидорову Л.Е. выговор.

    Все, докладная готова! Что дальше? Если во внутренних документах фирмы есть указание на порядок согласования подобных документов, например их должны сначала рассмотреть и поставить резолюцию, допустим, директор по производству или служба безопасности, значит, вы, следуя указанной нормативом навигации, передаете документ в соответствующие подразделения.

    Докладная записка (образец по ГОСТУ) при плохом поведении

    Если указания на порядок согласования нет, то идете с этой бумагой в приемную и отдаете секретарю, при этом он отмечает документ в списке входящих и присваивает ему номер.

    Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец)

    И что делать дальше? Ничего! Только ждать последствий (а они обязательно будут, ведь на официальную бумагу, которой является докладная записка, обязательно должен быть официальный же ответ). Дисциплинарные меры воздействия обозначаются в приказе по организации. Но бывает и так, что изложенные факты потребуется проверить. Тогда приказ содержит информацию о мероприятиях, которые необходимы, чтобы подтвердить или опровергнуть указанные вами факты.

    Докладная о невыполнении обязанностей

    Что это такое и когда понадобится

    В законодательстве не даётся чёткое определение термину «докладная записка». Но делопроизводители, кадровики и иные специалисты понимают под ним информационный документ, позволяющий сообщить руководству (директору, начальнику отдела, иному должностному лицу) о чем-то важном. Цель такой бумаги – не только проинформировать о ситуации, но и потребовать принять меры.

    Список ситуаций, когда понадобится образец, как правильно написать докладную на работника, широкий. Такую бумагу используют для жалобы на:

    • прогулы;
    • невыполнение обязанностей;
    • некорректное поведение или оскорбительные высказывания коллег;
    • превышение полномочий;
    • иные ситуации.

    Чтобы записка выполнила свое предназначение, она должна попасть к руководству. Для этого ее регистрируют у секретаря как входящую корреспонденцию.

    Правила составления

    Ни в одном нормативном акте не дается образец, как написать докладную записку на сотрудника. Но в ОКУД есть форма под кодом 0286041 – это докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, которую используют делопроизводители и секретари при оформлении дисциплинарных взысканий. Так что это официальный документ для внутреннего или внешнего использования, и необходимо следовать определенным правилам при его формировании.

    При составлении в нем указывают:

    • в шапке – наименование компании, Ф.И.О. и должность адресата (чаще всего пишется на имя директора, но есть иные варианты), Ф.И.О. и должность составителя;
    • ниже – название документа – докладная записка о прогуле (иное нарушение, происшествие). Рекомендуется писать первые два слова прописными (большими) буквами, а продолжение – маленькими строкой ниже. Ставить точку в конце не надо;
    • основной текст обычно начинается с фразы: «Довожу до вашего сведения следующую информацию». Но это необязательно, документ составляется в свободной форме, и разрешается импровизировать. Главное, чтобы была понятна суть. Помимо подробного описания ситуации составитель просит руководство повлиять на ситуацию. Если речь идет о том, что некий работник Иванов регулярно опаздывает, можно просить повлиять на нерадивого коллегу путем вынесения выговора или снижения премиальных выплат, если такой способ воздействия предусмотрен в ЛНА работодателя;
    • заключительная часть содержит подпись и расшифровку составителя, дату обращения. Помните, что составителем может быть и один человек, и группа коллег. Если жалоба коллективная, ее подписывают все.

    Поскольку образец, как пишется докладная записка на сотрудника, не утвержден, то нет и требований к тому, писать ее от руки или напечатать. Какой бы вариант вы ни выбрали, соблюдайте общее правило – документ подписывает лично составитель. Остальные нюансы второстепенны.

    Прежде чем показать примеры, как написать докладную записку руководителю, напомним про ГОСТ Р 7.0.97-2016, регламентирующий в 2019 требования к оформлению документов. Он добровольный, и следовать его нормам не обязательно. Но в нем есть несколько важных общих правил:

    • документ составляют на обычном листе формата А4;
    • если текст занимает больше 2 страниц, их нумеруют и каким-то образом соединяют;
    • наименование организации и ФИО адресата указывают в верхней правой части документа (угловое расположение реквизитов) или справа под реквизитами бланка (продольное расположение реквизитов);
    • заголовок документа рекомендуется писать полностью, чтобы он отвечал на вопрос «о чем?»: к примеру: «Докладная записка о неисполнении служебных обязанностей»;
    • дату составления допускается писать арабскими цифрами или в формате типа «30 сентября 2019 года».

    По возможности приложите документы, подтверждающие изложенные факты. Это, например, неверно составленные работником бумаги. Все эти доказательства помогут при проведении служебной проверки и вынесении решения о привлечении нерадивого работника к ответственности.

    Приведем в пример несколько вариантов, как написать докладную на работника: за неисполнение своих обязанностей, некорректное поведение, превышение полномочий, нарушение трудовой дисциплины.

    Дисциплинарное взыскание за неисполнение должностных обязанностей

    Если обнаруживается факт невыполнения или недостаточно добросовестного выполнения должностных обязанностей, ответственные лица вправе составить должностную записку в соответствии с образцом, принятым в данной компании. О том, как правильно оформить подобный документ, на что нужно обратить внимание и готовые примеры записок – в этой статье.

    Читать еще:  Когда начальник уходит в отпуск

    Назначение и виды

    Во время работы каждый сотрудник может зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей своим коллегой (или несколькими коллегами) и инициировать (а также написать самостоятельно) составление соответствующей докладной записки по определенному образцу или же в произвольной форме.

    Основная цель такой меры – зафиксировать собственно факт нарушения внутреннего распорядка, например:

    • опоздание без уважительной причины;
    • преждевременный уход с работы;
    • прогул;
    • появление в нетрезвом виде;
    • некорректное выполнение своих обязанностей;
    • бездействие, повлекшее последствия для компании и/или других сотрудников;
    • некорректное общение с коллегами и т.п.

    Может использоваться и внутри предприятия, и за его пределами. Поэтому их разделяют на 2 типа:

    1. Внутренняя – это наиболее распространенный вариант, когда нужно донести факт некорректной работы вышестоящему работнику. Обычно бумага составляется на фирменном бланке компании, в соответствии с инструкцией, предусмотренной на предприятии (если таковая есть). Для заверения документа достаточно поставить только подписи сотрудников, которые были свидетелями инцидента.
    2. Внешняя – в этом случае она составляется на имя представителей контролирующих органов или на имя руководителя центрального офиса (т.е. документ выходит за пределы компании). Такая бумага может быть составлена в связи с некорректными действиями руководителя, о чем сотрудники докладывают в вышестоящую инстанцию. Этот документ обязательно заверяется и подписями, и печатью организации.

    По форме эти бумаги практически ничем не отличаются. Главное – позаботиться о доказательной базе, быть готовыми отстоять свою точку зрения, а также учесть несколько обязательных требований к составлению, которые рассматриваются далее.

    Как составить

    Как правило, в компании есть собственные образцы и правила составления докладных, когда необходимо зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей тем или иным работником. Поэтому форма и особенности содержания документа произвольны. Обычно придерживаются таких правил составления:

    1. Прежде всего, составляется «шапка», в которой прописываются ФИО директора (или другого ответственного лица), на имя которого пишется бумага. Также указывается краткое название компании.
    2. Затем прописывается название документа и номер (обычно в хронологическом порядке, о чем нужно уточнить в журнале документооборота).
    3. Далее нужно кратко, но достаточно емко изложить суть замечания. Описывается факт, инцидент, который свидетельствует о некорректном выполнении служебного долга, непрофессиональных действиях или бездействии. Например, несвоевременное предоставление отчетности, некорректное заполнение документации, опоздание, некорректное общение с коллегами и т.п.
    4. После этого можно обосновать нарушение, квалифицировав его соответствующим образом – например, по трудовому законодательству (прогул, появление в состоянии опьянения) или в соответствии с внутренними нормативными регламентами организации (например, невыполнение профессионального стандарта при обслуживании покупателя на кассе).
    5. Если такие действия (или бездействие) повлекло за собой определенные санкции против компании, нужно подробно описать и этот факт. Например, «в результате бездействия сотрудника Иванова Н.К. на компанию был наложен штраф со стороны налоговой инспекции в сумме 10 000 рублей».
    6. Далее составители бумаги должны четко изложить свою просьбу, начиная предложение со слова «Предлагаю…». Обычно предлагаются определенные дисциплинарные взыскания – например, сделать выговор, депремировать или даже уволить.
    7. Далее каждый человек, который участвовал в составлении текста (а также был непосредственным свидетелем инцидента) ставит свою подпись, а также прописывает фамилию, инициалы и полное название должности, которую он занимает в настоящий момент.

    Соображения деловой этики исключают описание в записке каких-либо субъективных мнений. Важно понимать, что документ именно фиксирует факт нарушения трудовой дисциплины, несоблюдения обязанностей, поэтому в тексте следует отразить только сам инцидент и предложить меру ответственности по отношению к недобросовестному работнику.

    Кто и на кого подает

    Конкретного единого регламента, не существует. Однако в каждой компании установлен свой порядок – как в письменной, так и в устной форме: обычно все докладные записки подаются на имя:

    • генерального директора;
    • его заместителя;
    • начальника филиала;
    • бригадира.

    При этом подают такой документ либо старшие по должности работники, либо находящиеся на одной ступени – то есть именно те, кто зарегистрировал факт недостаточно добросовестного выполнения обязанностей.

    Каждый человек в компании имеет право на обращение с запиской на любого сотрудника, вне зависимости от его конкретной должности. То есть теоретически и рядовой работник может написать жалобу генеральному директору на своего непосредственного руководителя. На практике в каждой компании существует негласный порядок и собственная иерархия, однако в принципе все люди имеют возможность пожаловаться.

    Порядок оформления

    В разных организациях порядок фиксирования фактов нарушения трудовой дисциплины и письменного подтверждения может быть разным, однако в общем случае последовательность действий следующая:

    1. Фиксируется факт нарушения дисциплины, недобросовестного выполнения или полного невыполнения обязанностей. Можно применять средства аудио- и видеофиксации, привлекать других работников в качестве свидетелей.
    2. Составляется текст записки.
    3. Бумага заверяется ответственным лицом – как правило, это старший продавец, старший смены, бригадир, менеджер по персоналу и другие работники.
    4. Затем бумага подается непосредственно руководителю, на имя которого она была составлена.
    5. Руководитель рассматривает обращение по существу, принимает меры и издает свое распоряжение (приказ) или же отклоняет обращение, при необходимости разъясняя мотивы отказа сотрудникам, оформившим ее.

    Образец и примеры

    В общем варианте за основу можно взять такой бланк:

    Далее рассматривается несколько примеров докладных записок, которые можно взять за образец при необходимости зафиксировать факт невыполнения работником своих должностных обязанностей.

    Виды дисциплинарных взысканий

    В настоящий момент все взыскания, которые можно применить к работнику, сводятся к 3 видам:

    1. Письменное замечание.
    2. Составление выговора.
    3. Вынужденное увольнение в связи с недостаточно добросовестным выполнением работы.

    При этом в ТК указывается, что никакие другие виды взысканий применять не допускается. Руководство может выбрать любую из этих мер, причем в некоторых случаях речь идет сразу об оформлении выговора или даже об увольнении, поэтому работодатель не обязан соблюдать приведенную последовательность.

    Однако порядок применения меры учитывать необходимо – в общем виде он состоит из таких действий:

    1. Фиксируется факт невыполнения должностных обязанностей, по результату которого можно составить докладную записку по установленному образцу. Оформление этой бумаги – право, но не обязанность работодателя.
    2. От работника нужно потребовать составления объяснительной – т.е. письменного разъяснения причин его поступка (или бездействия).
    3. Если он отказывается выполнить это требование, нужно составить соответствующий акт, который подписывается свидетелями (коллегами).
    4. Далее реализуется мера, которая предполагается в качестве ответственности за поступок – фиксируется замечание, составляется выговор или работник сразу принудительно увольняется.

    Зафиксировать нарушение допускается в течение максимально 6 месяцев с того дня, когда оно было допущено работником. То есть при обнаружении инцидента после этого срока инициировать процедуру по дисциплинарному взысканию будет невозможно. Хотя не исключается обращение в суд.

    Более подробно о дисциплинарных взысканиях можно увидеть здесь.

    Выговор: инструкция по составлению

    После того, как было отмечено невыполнение должностных обязанностей, о чем составлена докладная записка по соответствующему образцу, чаще всего работодатели принимают две меры – замечание или выговор. При этом важно понимать, что за один проступок применяется только одна мера.

    Как правило, руководство принимает решение о выговоре, о чем сообщается в письменном распоряжении (приказе). При этом ни форма выговора, ни форма этого приказа не установлены, поэтому каждая компания вправе применять собственные бланки и образцы. Обычно в документе содержатся такие разделы:

    1. Дата, место составления приказа, полное официальное наименование организации.
    2. Название и номер приказа в соответствии с принятыми правилами документооборота (обычно в хронологическом порядке).
    3. Собственно изложение содержания приказа. Приводится информация о работнике (ФИО, должность, табельный номер при наличии, прочие существенные сведения) и о причине объявления выговора. Описываются ссылки на нормативные документы – трудовое законодательство, внутренние регламенты, а также доказательные бумаги (например, докладная записка).
    4. Описываются приложения – то есть документы, которые прикладываются к приказу с указанием количества и вида (копия или оригинал).
    5. Ставится печать, подпись директора и расшифровка (фамилия, инициалы).

    Образец приказа представлен ниже:

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Приказ всегда должен подписать работник – предполагается, что этими действиями подтверждает факт ознакомления с текстом, однако это не равнозначно тому, что он согласен с содержанием. Если сотрудник отказывается поставить подпись, составляется соответствующий акт об отказе, который подписывается другими работниками организации, засвидетельствовавшими этот факт.

    Как составить докладную записку о невыполнении должностных обязанностей

    Виды служебных записок

    Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей как внутренний документ организации имеет конкретного адресата. Она направляется исключительно вышестоящим лицам, уполномоченным принимать решения по изложенным фактам и вопросам. Именно поэтому и называется «докладной».

    Хотя традиционно считается, что унифицированных требований к ее оформлению нет, это не так: любой внутренний документ составляется по определенным принципам, чтобы стать основанием для принятия распорядительных актов. В статье рассмотрим, как составляется докладная записка: образец можно использовать, адаптировав его к своим обстоятельствам.

    Классификация возможна по нескольким признакам:

    • в зависимости от содержания:
      • информационными, доносящими определенные данные до начальства;
      • отчетными, то есть их составление регулируется внутренними документами организации и сообщает об определенном этапе в ее деятельности;
      • инициативными — с предложениями работника;
    • в зависимости от адресата служебная записка может быть внутренней (направляемой к руководству самой компании) и внешней (то есть адресатом является вышестоящая организация);
    • в служебках могут быть изложены различные факты, например, об уклонении от исполнения служебных обязанностей, о нарушении трудовой дисциплины и т. д. По данному признаку можно выделить множество типов служебки.
    Читать еще:  Срок давности по страховым взносам

    Особенности составления докладной записки

    Основное назначение ясно из названия: служебная записка — это внутренний документ, обращение, с помощью которого можно проинформировать руководство о происшествии, требующем внимания и реакции. Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решение: как реагировать на поступившую информацию, какие принять меры вплоть до дисциплинарного наказания, взыскания и увольнения. Ее рассмотрение можно назвать обязанностью руководства. Таков общий порядок рассмотрения обращения. Докладная записка — пример взаимодействия в коллективе и получения обратной связи руководством от персонала.

    Есть много случаев, когда пишется докладная, пример: неисполнение должностных обязанностей, некорректное поведение. Причины и форма написания в законодательных актах не регламентируются.

    Обычно пишется в случаях:

    • наличия споров производственного или административного характера — при необходимости вмешательства руководства для урегулирования;
    • проявления инициативы работников относительно улучшения деятельности компании, производственного процесса, например для внесения рационализаторских предложений;
    • при несогласии работника со спорным, по его мнению, решением руководства;
    • при наличии длительной конфликтной ситуации — для изложения своей позиции;
    • создания отчета о каком-либо этапе деятельности — чтобы доложить о результатах работы;
    • нарушения работником трудовой дисциплины, например при отказе выполнять свои обязанности, — для привлечения внимания руководства;
    • неправомерного делегирования полномочий — для обеспечения реагирования руководства;
    • происшествий, которые повлекли или могли повлечь вред работникам или материальный ущерб имуществу работодателя;
    • достижения работником значительных результатов, на которые руководству нужно, по мнению менеджера среднего звена, обратить внимание, например для премирования работника за успешный труд.

    Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

    Это один из наиболее распространенных видов служебных записок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, например об опозданиях на работу или игнорировании распоряжений администрации. Такой документ может стать инициативным, то есть когда коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника. Бывают ситуации, когда докладная на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное за контроль лицо должно будет сообщить об этом. Согласно ст. 193 ТК РФ , перед применением административного взыскания руководитель должен взять объяснительную у сотрудника. Это обязанность администрации, при неисполнении которой решение о наказании может быть признано незаконным. Служебная записка чаще всего становится основанием для написания объяснительной — это один из наиболее распространенных способов получения руководством информации о нарушении дисциплины или отказе от исполнения кем-либо из работников своих обязанностей.

    Что можно считать невыполнением должностных обязанностей

    У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работник должен выполнять. При устройстве на работу до гражданина должна быть донесена его трудовая функция, работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором. Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами. О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия для принятия решения. Для этого и нужна докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец такого документа может быть разработан в организации в качестве шаблона (можно воспользоваться примером из нашей статьи).

    В то же время, согласно ст. 142 ТК РФ , работник может приостановить свою трудовую деятельность и не исполнять трудовую функцию при невыплате заработной платы, и это не будет считаться нарушением договора, так как нет встречного обеспечения. В соответствии со ст. 142 ТК РФ, это допустимо при задержке оплаты более чем на 15 дней, обязательное условие — письменное извещение администрации.

    Как пишется докладная записка на сотрудника

    Главное правило служебки — четко описать, что произошло и кто в этом виноват. Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело или может привести. Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто именно работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении быть не должно.

    Как же должна выглядеть докладная записка? Образец по ГОСТу, к сожалению, предоставить невозможно, поскольку отдельного свода правил для нее нет. Существует ГОСТ Р 7.0.97-2016, который регламентирует оформление организационно-распорядительных документов компании, его можно взять на вооружение. Если применять установленные в нем принципы, будет составлена грамотная докладная записка, образец по ГОСТу, однако, в данном документе не дан, его необходимо разработать самостоятельно.

    Но поскольку служебная записка — это официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, он должен содержать все элементы, присущие официальным бумагам:

    • по возможности оформляется на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
    • справа в углу указывается должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
    • в середине — название документа;
    • информация, которую надо донести, с указанием конкретных дат, должностей и имен сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют своих служебных обязательств;
    • в конце обязательно ставится дата и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

    Докладная записка, образец 1: невыполнение обязанностей

    Григорьевой Ольге Петровне

    от администратора магазина

    Давыдовой Ирины Викторовны

    о нарушении должностных обязанностей

    Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич проигнорировал мое задание по оформлению витрины и отказался заниматься выкладкой товара, что входит в его должностные обязанности. По этой причине оформление магазина в связи с появлением нового ассортимента оказалось под угрозой срыва.

    Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

    Образец 2: нарушение дисциплины

    При устройстве на работу гражданина знакомят с Правилами внутреннего трудового распорядка, существующими в организации, коллективными договорами и иными локальными нормативными актами при их наличии. Обязательно нужно ознакомить работника со всеми документами, определяющими трудовую дисциплину на предприятии, чтобы он знал, какие действия допустимы, каков трудовой распорядок, график работы и т. д. Нарушение дисциплины может привести к дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения. Посмотрим, как пишется докладная в случае дисциплинарных провинностей.

    Докладная: образец при нарушении дисциплины

    Григорьевой Ольге Петровне

    от администратора магазина

    Давыдовой Ирины Викторовны

    о нарушении трудовой дисциплины

    Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавцом отдела детских товаров Ивановым Григорием Дмитриевичем было допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва Иванов Г.Д. не вернулся на рабочее место и отсутствовал до конца рабочего дня (с 14-00 до 18-00 часов). Никаких уважительных причин своего отсутствия Иванов Г.Д. не озвучил, оправдательных документов не предоставил.

    Прошу привлечь Иванова Д.Г. к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины.

    Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

    Образец 3: о некорректном поведении

    Некорректное поведение непосредственно нарушением дисциплины может не являться, однако это создает неблагоприятный климат в коллективе и способствует появлению конфликтных ситуаций. Служебная записка в этом случае оформляется не только в целях наказания, но в большей степени для недопущения в будущем подобных действий. Если в действиях работника содержатся признаки административного правонарушения или уголовного преступления, должны быть приняты соответствующие меры реагирования.

    Григорьевой Ольге Петровне

    от администратора магазина

    Давыдовой Ирины Викторовны

    о некорректном поведении сотрудника

    Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич было позволил себе некорректное поведение по отношению к бухгалтеру магазина Сениной Галине Ивановне. Иванов Г.Д. не только язвительно высказался в отношении внешнего вида Г.И. Сениной, что уже является нарушением корпоративного стиля поведения, но и добавил слова из разряда ненормативной лексики. Хочу добавить, что Иванов Д.Г. и раньше допускал грубые выражения в отношении коллег, о чем ему неоднократно делались замечания. Такое поведение нервирует коллег и мешает работе.

    Прошу привлечь Иванова Д.Г. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

    Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

    Важно, чтобы документ попал к руководству, иначе оно не сможет привлечь к ответственности прогульщика или работника, не справляющегося со своими трудовыми функциями. Для этого служебку можно отнести лично директору или начальнику подразделения, в котором выявлено нарушение. Если начальства нет на месте, бумагу надо зарегистрировать в секретариате. Секретарь передаст ее руководителю как входящую корреспонденцию.

    Действия руководителя

    Любая служебная записка создается в целях информирования руководства. Ее рассмотрение — ответственность директора, его заместителя, начальника отдела, уполномоченного на то внутренними документами, уставом и т. д. По итогам разбирательства по изложенным в ней фактам руководитель принимает определенное решение. Свою волю он излагает в резолюции, которая в дальнейшем является основанием для исполнения решения руководителя.

    Дисциплинарное взыскание накладывается только после получения объяснений от гражданина, в отношении которого была составлена служебка. Отказ в их предоставлении не является препятствием для принятия мер реагирования, однако данный отказ необходимо оформить отдельным актом. Также рекомендуется составить акт расследования обстоятельств случившегося в целях получения необходимых доказательств на случай последующих разбирательств с участием судебных органов (дисциплинарное взыскание может быть оспорено работником). Взыскание действует в течение года. До истечения этого срока оно может быть снято решением руководства. Причем инициатива снятия может исходить как от самого работника, так и от его непосредственного руководителя, а также представительного органа или самого руководителя организации.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector