Когда начальник уходит в отпуск

Когда начальник уходит в отпуск

Директор в отпуске: кто подписывает документы?

Подписывать важные документы может не только руководитель. Особенно остро этот вопрос стоит, когда начальство ушло в отпуск. Кто может заместить его? Кто подпишет приказы, больничные листы и др. вместо него? Поможем сориентироваться.

Отпускной статус

Трудовой кодекс предоставляет право на оплачиваемый отпуск гендиректору организации (президенту, руководителю) наравне с другими наемными работниками. При этом начальник имеет гораздо больше полномочий, чем штатный работник. Поэтому, чтобы предприятие не замерло во время его отсутствия, на выполнение функций управляющего должен быть поставлен другой человек.

Как и для любого подчиненного, время болезни и отпуска в прямом смысле не оплачивается заработной платой, так как это не рабочее время. Вместо этого, есть отпускные и больничные выплаты. Кроме того, начальник во время пребывания в отпуске или на больничном формально не является должностным лицом компании и не может исполнять свои обязанности. В том числе, подписывать различные документы предприятия: приказы и прочее.

Передача полномочий

Принимать решение о заместительстве необходимо в отдельных случаях отсутствия начальника. Если же отсутствие будет краткосрочным, то в этом нет нужды.

Итак, перед тем как уйти в отпуск, руководящий компанией должен назначить работника, который будет его замещать, оформив соответствующий приказ. В этом документе оговаривают, что лицо, исполняющее обязанности управляющего, уполномочено осуществлять временное руководство предприятием. Он подписывает документы, когда директор отсутствует, заключает с новыми работниками трудовые договоры, заверяет бумаги налоговой и бухгалтерской отчетности, представляет фирму в судах, государственных органах и прочее. Приказ – это действующий документ для деятельности внутри предприятия.

Доверенность на полномочия гендиректора

Кроме приказа, необходимо сделать доверенность на передачу всех (или части) полномочий руководителя. Она нужна в том случае, если по уставу организации нет возможности передать полномочия в отсутствие начальника.

Оформляют доверенность на фирменном бланке с определенными реквизитами. В ней приводят данные по срокам действия, дате выдачи, кому выписана, составу полномочий, подпись действующего начальника компании. Если в доверенности не указан срок, то она актуальна в течение одного года с момента выдачи. Все требования и правила по оформлению такого документы указаны в статьях 185 и 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверенность должна обязательно иметь подпись руководителя, дату подписания и печать, если фирма с ней работает.

Имейте в виду: без доверенности во время отсутствия начальника организация не сможет работать бесперебойно, приостановятся выплаты зарплат, отпускных и больничных. Уполномоченный заместитель, имея официальный документ, сможет распоряжаться деньгами компании и совершать необходимые закупки, продажи, подписывать важные бумаги.

Доверенность в любое время может быть отменена начальником. Вправе от нее отказаться и сотрудник, на которого она выписана. Но только не в случае безотзывной доверенности (ст. 188.1 ГК РФ). Ее можно отменить только в определенных случаях.

Кто может быть заместителем

В крупных компаниях у гендиректора для временной передачи управления обычно есть штатный заместитель, у которого в трудовом договоре прописана обязанность замещать первого при необходимости. Между сторонами трудового договора по соглашению устанавливается размер дополнительной оплаты заместителю как лицу, совмещающему должности (ст. 151 ТК РФ). Как правило, его величина равна разности окладов начальника и замещающего.

Если нет штатного заместителя

Зачастую, в небольших организациях и у ИП нет штатного заместителя. В таком случае полномочия можно передать одному из руководителей подразделений для совмещения должностей. Перед тем, как издать приказ, нужно подписать соглашение, которое будет дополнением к трудовому договору. В нем прописывают срок исполнения обязанностей директора и размер полагающейся доплаты.

Начальник в приказе о совмещении должностей должен указать:

  • конкретные полномочия заместителя (т. е. какую работу ему придется выполнять и в каком объеме);
  • сроки выполнения замом полномочий;
  • конкретный размер доплаты;
  • имеет ли право заместитель подписывать финансовые документы.

Закон не предъявляет конкретных требований к временно исполняющему обязанности начальника лицу. Тем не менее, его квалификация должна быть высокой, что бы он смог грамотно управлять бизнесом.

Еще один вариант – работник, который не совмещает свою должность с обязанностями управляющего, а временно переведен на такое место. Процедура перевода прописана в ст. 72.2 ТК РФ. Такой перевод может быть на срок до одного года. Но если срок истек, а замещающему сотруднику не было предоставлено прежнее место работы, то перевод автоматически перетекает в постоянную работу.

Не стоит забывать, что при переводе сотрудника на замещающую должность освобождается участок выполняемой им работы. Так что, придется искать на его место другого человека. Поэтому перевод работника не очень удобен и требует больших усилий.

На ком ответственность в отсутствие гендира

За ущерб, причиненный компании, материальную ответственность всецело несет исполняющий обязанности руководителя (ст. 277 ТК РФ). Помимо этого, он несет правовую ответственность за причиненные убытки. Об этом говорит Закон об ООО (п. 2 ст. 44) и Закон об акционерных обществах (п. 2 ст. 71).

Если же руководитель не оставил уполномоченного заместителя, то за все случившиеся происшествия в его отсутствие нести уголовную, административную и материальную ответственность будет он сам.

Учтите: очень желательно, чтобы сотрудник для временного исполнения обязанностей директора знал гражданское, налоговое, трудовое законодательства, законы о рекламе, внутриотраслевые стандарты, лицензионные и антимонопольные правила. Если на предприятии не найдется такой человек, то на должность руководителя лучше пригласить компетентного специалиста со стороны и заключить с ним срочный трудовой договор.

Руководитель никого не назначил

Если директор, уходя в отпуск, никому не передал свои полномочия, то для организации такое положение вещей будет весьма плачевным. Любые наличные или безналичные выплаты будут приостановлены, потому что для таких денежных операций нужна подпись главного должностного лица на документе о платеже. А подделка подписи начальника недопустима, как, впрочем, и проставление подписей на пустых бланках «наперед».

Действия кадрового отдела

Если директор в отпуске и некому подписать документы, приказы об увольнении, приеме работников, на командировку, отпуск, больничные листы и т. п., то работа кадрового отдела полностью парализована. Невозможным станет подписание контрактов и заключение важных сделок, финансовое благополучие и весь производственный процесс компании окажутся под угрозой.

Есть надежные варианты передачи полномочий, когда директор уходит в отпуск. Нет необходимости оставлять компанию без присмотра. Мудрый управляющий, уходя на отдых, должен оставить своему заместителю памятку о сроках сдачи отчетов, уплаты налогов, платежей по договорам, а также оставить номера телефонов клиентов, заказчиков и партнеров по бизнесу.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Если директор уходит в отпуск

Груз ответственности руководителя компании огромен, по сути, он отвечает за все. Но точно так же, как и всем сотрудникам, директору положен ежегодный оплачиваемый отпуск.

Директор — это наемный работник. На него распространяются все нормы трудового законодательства, в частности и об отпусках.

В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Отпуск должен быть запланирован заранее и отражен в унифицированной форме N Т-7 «График отпусков», утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Примечание. Подробнее об этом читайте в статье «График отпусков: составляем круглый год» // Зарплата, 2012, N 12.

Уведомить работника об отпуске надо не позднее чем за две недели до его начала.

Можно заранее издать приказ на отпуск. В приказе специально предусмотрена строка «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен». Смотрите образец 1 на следующей странице.

Примечание. Кто подпишет приказ об отпуске директора

Приказ о предоставлении себе отпуска должен подписать сам директор. Об этом сказано в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 N 1143-ТЗ: «В процессе трудовых отношений руководитель издает (в т.ч. в отношении себя) приказы (например, об убытии в командировку, отпуск)».

На основании приказа необходимо заполнить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма N Т-60) и выплатить отпускные не позднее трех дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Помимо Трудового кодекса, деятельность директора регулируют еще и иные законы.

Так, Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон N 208-ФЗ) не запрещает в уставе организаций прописывать иной порядок предоставления отпуска руководителю (п. 3 ст. 11 Закона N 208-ФЗ). Например, генерального директора можно обязать согласовывать время начала отпуска и его продолжительность с учредителями или советом директоров.

Примечание. Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.

Директор — первое лицо организации. Именно он совершает сделки от имени общества, утверждает штат, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества (п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ). Чтобы во время его отпуска жизнь в организации не остановилась, директору необходимо заранее делегировать свои полномочия.

Перед тем как отправиться на отдых, директор должен подписать приказ о передаче своих обязанностей. Это не кадровый приказ, а приказ по предприятию, и составить его можно в свободной форме (образец 2).

Директор, являясь единоличным исполнительным органом, без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки, выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия (пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Закон об акционерных обществах тоже разрешает действовать без доверенности только лично директору (абз. 3 п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ).

Другие лица, которым переданы обязанности руководителя на период его ежегодного отпуска, могут действовать только на основании выданной доверенности. Этот порядок распространяется, в частности, на представление интересов организации в налоговых органах (Письмо Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227).

Требования к оформлению доверенности установлены в ст. ст. 185 — 186 Гражданского кодекса:
— доверенность от имени юридического лица подписывается его руководителем с обязательным приложением печати;
— в доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения;
— срок действия доверенности не может быть более трех лет. Если срок действия не указан, то она является действующей в течение года от даты совершения.

Читать еще:  Наложение ареста на автомобиль при разводе

Также в доверенности необходимо четко прописать перечень полномочий, которые предоставляются заместителю директора (образец 3). Доверенность лучше оформить на фирменном бланке организации, где указаны ее основные реквизиты. В нотариальном оформлении доверенности нет необходимости.

Чтобы во время отсутствия директора организация могла продолжать бесперебойно работать, совершать закупки и продажи, чтобы сотрудникам вовремя выплачивали зарплату и отпускные, он должен передать заместителю право распоряжаться денежными средствами организации.

Передача права первой подписи платежных документов оформляется соответствующим приказом или доверенностью. Если в банковской карточке нет образца подписи временно замещающего сотрудника, то необходимо оформить временную карточку. Такой порядок содержится в Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

Мы показали порядок временной передачи полномочий на примере штатного заместителя генерального директора. Рассмотрим нюансы такой замены, а также иные возможные варианты.

В крупных и средних организациях, как правило, у директора есть штатные заместители.

Замещать обязан. Обязанность замещать руководителя на время его отсутствия прописывается и в условиях трудового договора, и в должностных инструкциях заместителя, как в образце 4.

Доплата за замену директора. Надо ли доплачивать сотруднику, который является штатным заместителем, за то время, когда он исполняет обязанности директора? Ранее такая доплата заместителю не полагалась. Разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 N 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» прямо указывало, что штатные заместители права на получение разницы в окладах не имеют. Но впоследствии именно эта норма была отменена Определением Верховного Суда РФ от 11.03.2003 N КАС03-25. Сейчас в вопросе назначения доплаты необходимо опираться на требования ч. 1 ст. 151 Трудового кодекса: «При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата».

Размер доплаты в данном случае законодательство конкретно не указывает, он устанавливается по соглашению между сторонами трудового договора. На практике обычно размер оплаты определяют как разницу между окладами директора и его заместителя. Соответствующую запись предусматривают в трудовом договоре штатного заместителя (образец 5).

В небольших организациях штатного заместителя может и не быть. В данном случае обязанности можно возложить на одного из руководителей структурных подразделений.

Перед изданием приказа необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (образец 6). В этом документе следует установить срок, в течение которого сотрудник будет выполнять обязанности руководителя, а также определить размер доплаты за дополнительную работу.

Закон не устанавливает конкретных квалификационных требований к временно исполняющему обязанности директора. Но в любом случае квалификация заместителя должна быть достаточно высока для того, чтобы он мог грамотно управлять предприятием, пусть даже временно.

Примечание. Кто несет ответственность в период отпуска директора
Руководитель несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации (ст. 277 ТК РФ). Кроме того, за убытки, причиненные обществу его виновными действиями или бездействием, директор несет гражданско-правовую ответственность (п. 2 ст. 71 Закона N 208-ФЗ и п. 2 ст. 44 Закона N 14-ФЗ). Подробнее об этом читайте в статье «Материальная ответственность руководителя компании» («Зарплата», 2012, N 7).

Если директор не оставил заместителя, то за все происшествия, случившиеся в период его отсутствия, он сам будет нести материальную, административную и уголовную ответственность.

Он должен знать налоговое, трудовое, гражданское законодательство, внутриотраслевые стандарты, законы о рекламе, антимонопольные, лицензионные правила. Если такого сотрудника в организации нет, на должность директора можно пригласить работника со стороны и принять его по срочному трудовому договору.

Если, уходя в отпуск, директор не передал свои полномочия другому лицу, можно говорить о том, что работа организации приостанавливается.

Безналичные платежи и наличные выплаты. Для осуществления любой денежной операции необходима подпись первого лица на платежном документе. Если директора нет и никто не обладает правом первой подписи, становится невозможным осуществление денежных переводов, получение наличных для выдачи зарплаты и т.д.

Думается, излишне предупреждать о недопустимости подделки подписи директора, о проставлении подписи авансом на пустых бланках платежных поручений, чеках (белых листах).

Кадровые действия. Поскольку некому подписать приказы о приеме, увольнении, на отпуск, на командировку и т.д., кадровая работа оказывается парализованной. Ваш сотрудник даже не сможет уйти на пенсию!

Договорная работа с партнерами. Заключение сделок и подписание контрактов окажется невозможным. Под угрозой может оказаться производственный процесс и финансовое благополучие компании.

Готовясь в отпуск — готовим заместителей

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2012, N 7

ГОТОВЯСЬ В ОТПУСК — ГОТОВИМ ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ

Когда начальники уходят в отпуск, их обязанности временно исполняют другие сотрудники. Какие сложности встречаются в работе заместителей, как их избежать и что полезного может принести методичная организация замещения руководителей? Об этом поговорим в статье.

Лето — один из лучших периодов для отдыха. Как здорово, когда море и солнце укрепляют расшатанную нервную систему офисных работников, а лесной или горный воздух насыщает каждую клеточку организма кислородом, снимая усталость! Люди покидают стены родных компаний, чтобы на время забыть о работе и своих обязанностях, но организации продолжают работать.

Чтобы не произошло сбоев в деятельности компании, нужны заместители руководителей подразделений, которые могут взять на себя ответственность за работу организации в соответствующей части. Некоторые начальники совершают ошибку, годами не уходя в отпуск. Это неправильно по нескольким причинам. Во-первых, лишать себя отдыха нерационально, а во-вторых, лучший способ проверить, насколько хорошо работает подразделение, — оторваться от него на некоторое время, не мешая подчиненным делать свою работу. Но чтобы без риска оставить свой пост, нужна полноценная замена.

Вообще заместитель — это не обычный сотрудник, занимающий особое место в организационной иерархии. С одной стороны, это подчиненный, специалист, хорошо знающий свое дело, а с другой — руководитель, готовый при случае занять место своего непосредственного начальника. Другими словами, это человек, который имеет компетенции одновременно специалиста и руководителя. Однако не во всех организациях существует такая штатная единица, как заместитель.

Пример 1. Зоя Семеновна, руководитель государственного учебного центра в системе дополнительного профессионального образования, уходя в отпуск, оставляет в качестве своей замены одного из специалистов по работе с корпоративными клиентами — Василису Б. Официально должности «заместитель директора» не существует, но это всех устраивает — и директора, и преподавателей, которые работают в центре, и слушателей. Зоя Семеновна доверяет Василисе на время бразды правления просто потому, что знает ее достаточно долгое время.

Несмотря на то что «институт замещения руководителей» несправедливо забыт преподавателями MBA и совершенно не отражен в учебниках по менеджменту, кадровым службам организации стоит обращать на него пристальное внимание по нескольким причинам. Во-первых, работа HR-специалиста — это постоянное общение с начальниками подразделений: подбор, согласование кандидатур, организацию обучения, разработку регламентов и многое другое невозможно осуществлять «в вакууме», не получая обратной связи от менеджеров среднего звена. А значит, на время отсутствия руководителей нужно общаться с их заместителями.

Во-вторых, замещение своего начальника — это отличная практика для сотрудников, состоящих в кадровом резерве организации, своего рода «курс молодого бойца», но об этом — чуть позже.

В-третьих, во время отсутствия «законного» руководителя можно сменить формат общения, лучше узнать, как работает то или иное подразделение, общаясь с другим человеком — заместителем.

И в-четвертых (и это, пожалуй, самое главное), замы — это стабилизационный кадровый фонд организации, своего рода подушка безопасности в сфере управления человеческими ресурсами. Нет неприятнее ситуации для менеджера по персоналу, чем внезапное увольнение топ-менеджера компании, когда надо срочно закрыть появившуюся вакансию.

Пример 2. Учредители издательства в разгар финансового кризиса решили снизить затраты на персонал, в связи с чем ими было принято решение об уменьшении стимулирующих выплат начальникам производственного отдела и отдела допечатной подготовки. Оба руководителя, в свою очередь, решили, что изменение оплаты труда в меньшую сторону — несправедливая мера противодействия экономическому спаду и синхронно подали заявления об увольнении. Их поспешно уволили, рассчитывая закрыть готовящиеся материалы «своими силами», однако уволенные оказались действительно незаменимыми и компании пришлось их вновь принять на работу. Разумеется, на условиях работников.

Если бы в этой организации были заместители, ситуация сложилась бы иначе и издательство смогло бы сэкономить на заработной плате.

Пример 3. В региональной розничной сети, торгующей бытовой и компьютерной техникой, заместитель директора по рекламе Елена Г. увольняется, а потом принимается на работу с определенной периодичностью уже в течение нескольких лет. Регулярно она просит повышения заработной платы, а когда директор ей отказывает — увольняется. Но поскольку все дела с рекламными организациями ведет только она, директор через некоторое время (обычно спустя месяц-два) просит ее вернуться, предлагая более высокую оплату труда.

Это также классический пример того, как отсутствие практики замещения приводит к тому, что сотрудники, по сути, шантажируют руководителей, истощая финансовые ресурсы организации. Хотя, казалось бы, требуется совсем немного — обучить человека временно исполнять обязанности своего начальника.

Такие разные заместители

Заместитель, как мы говорили ранее, — это особый сотрудник с особым статусом. А какие вообще бывают заместители?

Временные руководители — это категория заместителей, которые замещают руководителя во время его отсутствия — отпуска, болезни, командировки.

Ведущий направления — сотрудник, который отвечает за отдельное направление работы. Например, в торговых компаниях у коммерческого директора могут быть заместители, отвечающие за сбыт в регионах.

Авральные заместители — это заместители «на всякий случай», которые в ситуации форс-мажора становятся полноценными руководителями. К такому типу заместителей относится, например, вице-президент США, который не имеет властных полномочий, так как его основная функция — принять власть в случае смерти, отставки или отрешения президента США.

Несмотря на несколько разное предназначение, этих заместителей объединяет одно: они должны уметь работать в двух режимах — в качестве подчиненных и в качестве руководителей.

Трудности, с которыми сталкиваются руководители, известны и подробно описаны в учебниках, постоянно обсуждаются на профессиональных форумах. В то время как проблемы в работе заместителей заслуживают отдельного, не менее пристального внимания, потому что они специфичны.

Читать еще:  Рвп права и обязанности

Мало кому хочется становиться подчиненным своему бывшему коллеге, особенно если у того нет реального авторитета в коллективе. Первый вопрос, который задают сотрудники, не наделенные властными полномочиями заместителя, «Почему он, а не я?» В этом смысле постоянному руководителю намного легче: его власть подтверждена высшим руководством компании, взаимного недопонимания и конкурентной борьбы с подчиненными нет. А вот заместителю нужно за довольно короткое время утвердиться в качестве руководителя, а потом выйти из этой роли.

Как можно облегчить данный процесс, сделать его бесконфликтным? В различных культурах изменение статуса сопровождается определенными ритуалами. Свадьбы, поминки, юбилеи, обряды инициации юношей и т. д. призваны утверждать члена общества в новом качестве. Это часть нашей природы, механизм, сформированный тысячелетиями. Почему бы не использовать его?

Пример 4. В региональном филиале страховой компании процесс передачи власти выглядит следующим образом: директор в последний день работы перед отпуском собирает совещание, на котором представляет своего заместителя, передает ему ключи от своего кабинета, встает со своего кресла, а в кресло директора садится его заместитель. Заместитель же и закрывает собрание.

Ритуалы передачи власти очень важны, даже если власть передается на время. Обратите внимание на процедуру введения в должность первых лиц государства, которая отличается особой торжественностью.

В идеале в организации или ее отдельном подразделении должна быть штатная должность заместителя, который время от времени выполняет функции руководителя. Это полностью исключает конфликты среди сотрудников, когда постоянному руководителю необходимо на время оставить коллектив. Но такой вариант могут себе позволить далеко не все организации.

Как гласит старинная поговорка, «плох тот солдат, который не хочет стать генералом». Действительно, у сотрудника должен быть определенный уровень амбиций, поэтому для карьерно-ориентированного специалиста возможность побыть руководителем хотя бы непродолжительное время — это шанс подняться в должностной иерархии, приобрести новые связи и влияние.

Пример 5. Руководитель департамента управления персоналом производственного холдинга Светлана Сергеевна во время своих командировок оставляла своим заместителем начальника отдела кадров Веру Ивановну. Вера Ивановна прилежно присутствовала на всех совещаниях, вникала в детали и налаживала связи. Результатом ее успешного заместительства стала «дружба» с главным бухгалтером и финансовым директором холдинга. Она «по секрету» сообщала о том, что Светлана Сергеевна довольно посредственный руководитель, погрязший в семейных проблемах. Содержание этих бесед, конечно же, транслировалось генеральному директору, который в конце концов не выдержал и занялся вопросом «реабилитации авторитета» руководителя департамента управления персоналом. Планы амбициозной комбинаторши вскрылись, она потеряла авторитет, а вместе с ним — и возможность дальнейшего карьерного роста.

Как сделать так, чтобы у заместителя даже не возникало соблазна «половить рыбку в мутной воде»? Руководитель может составить на время своего отпуска достаточно плотный график заданий для отдела, руководствуясь принципом — занятому человеку некогда заниматься интригами. А службе управления персоналом и руководству компании необходимо регламентировать все формы общения в компании — как формальные, так и неформальные. Рабочие группы, совещания, комитеты и другие формы делового общения должны применяться достаточно широко, чтобы в организации не расцвел кулуарный механизм решения вопросов.

Руководителям следует обращать внимание на компетентность сотрудников, которых они планируют поставить на время своего отсутствия.

Пример 6. Директор магазина Семен К., будучи в отпуске, оставил в качестве своего заместителя администратора торгового зала Елену С. В этот период в магазин с проверкой пришли сотрудники ОБЭП. Заместитель руководителя оказалась некомпетентной в общении с представителями контролирующих органов и не смогла предоставить им необходимых документов, а дозвониться Семену, усердно поправляющему здоровье под жарким кипрским солнцем, не удалось. Тогда полицейские пригрозили приостановить деятельность магазина. К счастью, все разрешилось благополучно, так как в дело вмешался один из учредителей.

Как избежать «провала» заместителя в подобных ситуациях? Дать инструкции на все случаи жизни невозможно, а вооружить сотрудника необходимыми знаниями и полномочиями нужно. В этом случае может помочь метод «тревожных конвертов». Этот способ широко применяется, например, в армейской практике. Суть его проста: в запечатанном конверте содержатся необходимые инструкции, но конверт вскрывается только в определенной ситуации.

Выход из режима руководителя

Еще одна сложность чисто психологического характера для заместителя — это прекращение полномочий руководителя. Человек был начальником, раздавал указания, и вот все закончилось и пора возвращаться к обычной жизни специалиста.

Руководителю не стоит недооценивать этого момента. Человек старался в новой для себя роли, значит, его надо похвалить, отметить достижения. Такой сотрудник, прошедший «огонь и воду», еще не раз выручит, когда необходимо будет временно прервать управление отделом.

Работа с кадровым резервом

Практика замещения руководителей является отличным инструментом подготовки резервистов. Обычно при формировании кадрового резерва HR-службы используют такие методы, как обучение на бизнес-семинарах, самостоятельное изучение литературы, максимум — поездка в успешную компанию для обмена опытом. Замещение же редко рассматривается как инструмент повышения квалификации, что, конечно, неверно.

Чтобы практика замещения «заработала» для резервистов, отделы управления персоналом должны выстроить соответствующий документооборот, при этом они могут использовать следующие предлагаемые формы документов. Образец заполнения графика замещения руководителя см. в примере 7, а план работы заместителя руководителя подразделения — в примере 8.

Общество с ограниченной ответственностью

График замещения руководителя на III квартал 2012 г.

Подразделение: отдел управления персоналом.

Замещаемое лицо: начальник отдела М. С. Крушинин.

Как выжить, когда директор уходит в отпуск?

Начальник уходит в отпуск. В голове у него уже море, солнце, пляж, а у секретаря начинается суматоха и неразбериха. Есть, конечно, максимально организованные помощники и секретари, для которых это совсем не проблема и механизм передачи дел отлажен. Увы, таких единицы.
В этой статье я постараюсь дать несколько рекомендаций, как сделать процесс передачи дел более простым и понятным. А так же, как сделать уход и приход руководителя в отпуск для процесса работы секретаря безболезненным.
Все ли шаги записаны по проекту «Х»? А по проекту «У»? Что отвечать на случай форс-мажора партнерам, поставщикам? Что делать со срочными вопросами, которые заместитель директора не в состоянии решить или не знает тонкостей?
Для начала пропишите план приема или контроля дел, где все пункты будут разделены согласно правилу семи. Это простое и старое правило, где в поле зрения и внимания человека одновременно может быть семь плюс или минус два предмета. Исходя из этого, делайте наброски и пишите категории. Они будут меняться, дополняться и в итоге задачи и дела будут сами по себе всплывать и подходить под разные категории. Это позволит Вам построить свое мышление так, чтобы охватить как можно больший круг дел. Проверено на практике! Пробуйте!
Еще одна маленькая хитрость, как сделать процесс передачи дел более эффективным. Начните писать свой план за 2-3 дня. Уделяйте этому в день от 15 минут, все записывайте. Никогда не работайте без ручки и бумаги или компьютера, т.к. это напрасная трата времени. Все равно все забудете! Такой подход дает Вам много возможностей и плюсов. Для начала руководитель тоже будет готовить свой план передачи дел и при столкновении Вашего и его получится хорошая сборка, где что-то упустить шансов еще меньше. А еще это хорошая тренировка для Вас, т.к. в будущем Вы тоже будете руководителем и сможете дать своему помощнику полезный совет, проверенный на практике.
Вечер последнего рабочего дня руководителя. Вам кажется, что все учли и все прописали: как себя вести в плановых задачах.

Однако, проходит несколько дней и всплывает срочный вопрос , который совершенно случайно не попал в поле обсуждения накануне отъезда директора. Что делать? Варианты есть, и осталось только пробовать. Для начала думаете сама как поступить и что предпринять, если решения нет или сомневаетесь, то обращаетесь к исполняющему обязанности директора на время отпуска. Бывает так, что эта роль ваша и вот здесь наступает ужас, т.к. директора тревожить не хочется, а в решении сомневаетесь. Как поступить? Начните с того, что узнайте можно ли решение вопроса отложить до приезда директора. Если такой возможности нет и помогать с решением некому, то запросите отсрочку хотя бы на 2-3 дня. За это время могут появиться еще вопросы аналогичного характера. Таким образом, накопив 2-4 вопроса, вы аккуратно дайте знать руководителю, что нужна его помощь срочно. В целом каждый руководитель оставляет координаты для связи и всегда готов помочь. Все дело в том, что не хочется его беспокоить! Так вот, чтобы не делать это несколько раз, накопите несколько вопросов и одним разом решите, если это действительно так срочно.

Безусловно, то, что интенсивность работы в такие периоды у помощников или секретарей увеличивается.

Как справиться и не «разорваться» на работе? Здесь помогут основы тайм-менеджмента. Возможно, Вы их знаете и это хорошо, освежим. Вот некоторые из них:

1. планировать неделю в пятницу, а в понедельник делать правки;
2. планировать день с вечера: сегодня планирую завтрашний день, а завтра утром могу только делать маленькие изменения;
3. распределяйте день в пропорциях 60/40, где 60 — выполнение плановых задач, а 40 — резерв для непредвиденных задач;
4. если у Вас день – полностью непредвиденные задачи, то подумайте, сколько есть «спокойного» времени, для выполнения плановых и, исходя из этого, стройте неделю и каждый день;
5. помните, что каждые 2 часа у вас должен быть перерыв 5-7 минут (работа без перерыва приводит к снижению скорости и качества);
6. наведите порядок и поддерживайте его на рабочем столе и самое главное – в голове!
7. обязательно имейте план, где выполненные задачи будут отмечены любым знаком;
8. помните, что выполненный план дня на 100% — это положительные эмоции при уходе домой и удовлетворенность собой, как работником!

Вот и пролетел отпуск, и вернулся директор. Физически он здесь, а мысли все еще там, в теплых странах или на снежных склонах. Как быстрее его привести в чувства? Ведь так хочется передать все дела и вернуться в обычное русло.

Читать еще:  Что делать если требуют вернуть пенсию из-за потери справок

Важно в этот первый день после возвращения не сваливать на него все. Постарайтесь дать самое срочное и не емкое. Пусть он займется 2-мя срочными задачами, а не 9-тью важными. Руководитель может и сам проявить инициативу и запросить все дела к передаче, однако, дайте понять очень мягко, что все терпит до завтра и то, что Вы его, как бы оберегаете от того, что сейчас одним большим «скопом» все на него свалите.

После первого дня адаптации, на второй можно передать основную часть задач и последние изменения. Оставьте что-нибудь незначительное на 3-й день. Только помните, что это действительно должно быть незначительным. Такой механизм позволит Вам безболезненно ввести руководителя в курс дел и ничего не упустить. Ну, или сделать это с минимальными потерями для компании.

Как говорит моя помощница: «Хоть 4 раза в год Вы будете отдыхать, меня это не смутит!» Такого ответа мы добились благодаря тем рекомендациям, которые, я осветила Выше. Если Вы уже успели заметить, то ставку мы делаем на то, что все в этой жизни степенно и важен порядок. В этом помогает тайм-менеджмент, хорошие человеческие взаимоотношения и продумывание решений на случай форс-мажора. Еще важно — мы помним, что работаем, чтобы жить и наслаждаться, чего и Вам желаю! Успехов и развития!

Если директор уходит в отпуск

«Зарплата», 2013, N 1

Груз ответственности руководителя компании огромен, по сути, он отвечает за все. Но точно так же, как и всем сотрудникам, директору положен ежегодный оплачиваемый отпуск.

Директор — это наемный работник. На него распространяются все нормы трудового законодательства, в частности и об отпусках.

Общие правила предоставления отпуска

В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Отпуск должен быть запланирован заранее и отражен в унифицированной форме N Т-7 «График отпусков», утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Примечание. Подробнее об этом читайте в статье «График отпусков: составляем круглый год» // Зарплата, 2012, N 12.

Уведомить работника об отпуске надо не позднее чем за две недели до его начала.

Можно заранее издать приказ на отпуск. В приказе специально предусмотрена строка «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен». Смотрите образец 1 на следующей странице.

Приказ о предоставлении отпуска

Унифицированная форма N Т-6

Примечание. Кто подпишет приказ об отпуске директора

Приказ о предоставлении себе отпуска должен подписать сам директор. Об этом сказано в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 N 1143-ТЗ: «В процессе трудовых отношений руководитель издает (в т.ч. в отношении себя) приказы (например, об убытии в командировку, отпуск)».

На основании приказа необходимо заполнить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма N Т-60) и выплатить отпускные не позднее трех дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Особый статус — особый порядок планирования отпуска

Помимо Трудового кодекса, деятельность директора регулируют еще и иные законы.

Так, Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон N 208-ФЗ) не запрещает в уставе организаций прописывать иной порядок предоставления отпуска руководителю (п. 3 ст. 11 Закона N 208-ФЗ). Например, генерального директора можно обязать согласовывать время начала отпуска и его продолжительность с учредителями или советом директоров.

Примечание. Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.

Делегирование полномочий на время отпуска

Директор — первое лицо организации. Именно он совершает сделки от имени общества, утверждает штат, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества (п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ). Чтобы во время его отпуска жизнь в организации не остановилась, директору необходимо заранее делегировать свои полномочия.

Убываю в очередной отпуск.

Перед тем как отправиться на отдых, директор должен подписать приказ о передаче своих обязанностей. Это не кадровый приказ, а приказ по предприятию, и составить его можно в свободной форме (образец 2).

Приказ о делегировании полномочий

Директор, являясь единоличным исполнительным органом, без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки, выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия (пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Закон об акционерных обществах тоже разрешает действовать без доверенности только лично директору (абз. 3 п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ).

Другие лица, которым переданы обязанности руководителя на период его ежегодного отпуска, могут действовать только на основании выданной доверенности. Этот порядок распространяется, в частности, на представление интересов организации в налоговых органах (Письмо Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227).

Требования к оформлению доверенности установлены в ст. ст. 185 — 186 Гражданского кодекса:

  • доверенность от имени юридического лица подписывается его руководителем с обязательным приложением печати;
  • в доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения;
  • срок действия доверенности не может быть более трех лет. Если срок действия не указан, то она является действующей в течение года от даты совершения.

Также в доверенности необходимо четко прописать перечень полномочий, которые предоставляются заместителю директора (образец 3). Доверенность лучше оформить на фирменном бланке организации, где указаны ее основные реквизиты. В нотариальном оформлении доверенности нет необходимости.

Доверенность

Право первой подписи

Чтобы во время отсутствия директора организация могла продолжать бесперебойно работать, совершать закупки и продажи, чтобы сотрудникам вовремя выплачивали зарплату и отпускные, он должен передать заместителю право распоряжаться денежными средствами организации.

Передача права первой подписи платежных документов оформляется соответствующим приказом или доверенностью. Если в банковской карточке нет образца подписи временно замещающего сотрудника, то необходимо оформить временную карточку. Такой порядок содержится в Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

Кого оставить заместителем

Мы показали порядок временной передачи полномочий на примере штатного заместителя генерального директора. Рассмотрим нюансы такой замены, а также иные возможные варианты.

Штатный заместитель

В крупных и средних организациях, как правило, у директора есть штатные заместители.

Замещать обязан. Обязанность замещать руководителя на время его отсутствия прописывается и в условиях трудового договора, и в должностных инструкциях заместителя, как в образце 4.

Должностная инструкция заместителя директора (фрагмент)

Доплата за замену директора. Надо ли доплачивать сотруднику, который является штатным заместителем, за то время, когда он исполняет обязанности директора? Ранее такая доплата заместителю не полагалась. Разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 N 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» прямо указывало, что штатные заместители права на получение разницы в окладах не имеют. Но впоследствии именно эта норма была отменена Определением Верховного Суда РФ от 11.03.2003 N КАС03-25. Сейчас в вопросе назначения доплаты необходимо опираться на требования ч. 1 ст. 151 Трудового кодекса: «При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата».

Размер доплаты в данном случае законодательство конкретно не указывает, он устанавливается по соглашению между сторонами трудового договора. На практике обычно размер оплаты определяют как разницу между окладами директора и его заместителя. Соответствующую запись предусматривают в трудовом договоре штатного заместителя (образец 5).

Трудовой договор (фрагмент)

Штатного зама нет

В небольших организациях штатного заместителя может и не быть. В данном случае обязанности можно возложить на одного из руководителей структурных подразделений.

Перед изданием приказа необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (образец 6). В этом документе следует установить срок, в течение которого сотрудник будет выполнять обязанности руководителя, а также определить размер доплаты за дополнительную работу.

Дополнительное соглашение к трудовому договору (фрагмент)

Закон не устанавливает конкретных квалификационных требований к временно исполняющему обязанности директора. Но в любом случае квалификация заместителя должна быть достаточно высока для того, чтобы он мог грамотно управлять предприятием, пусть даже временно.

Примечание. Кто несет ответственность в период отпуска директора

Руководитель несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации (ст. 277 ТК РФ). Кроме того, за убытки, причиненные обществу его виновными действиями или бездействием, директор несет гражданско-правовую ответственность (п. 2 ст. 71 Закона N 208-ФЗ и п. 2 ст. 44 Закона N 14-ФЗ). Подробнее об этом читайте в статье «Материальная ответственность руководителя компании» («Зарплата», 2012, N 7).

Если директор не оставил заместителя, то за все происшествия, случившиеся в период его отсутствия, он сам будет нести материальную, административную и уголовную ответственность.

Он должен знать налоговое, трудовое, гражданское законодательство, внутриотраслевые стандарты, законы о рекламе, антимонопольные, лицензионные правила. Если такого сотрудника в организации нет, на должность директора можно пригласить работника со стороны и принять его по срочному трудовому договору.

Когда директор никого вместо себя не оставил

Если, уходя в отпуск, директор не передал свои полномочия другому лицу, можно говорить о том, что работа организации приостанавливается.

Безналичные платежи и наличные выплаты. Для осуществления любой денежной операции необходима подпись первого лица на платежном документе. Если директора нет и никто не обладает правом первой подписи, становится невозможным осуществление денежных переводов, получение наличных для выдачи зарплаты и т.д.

Думается, излишне предупреждать о недопустимости подделки подписи директора, о проставлении подписи авансом на пустых бланках платежных поручений, чеках (белых листах).

Кадровые действия. Поскольку некому подписать приказы о приеме, увольнении, на отпуск, на командировку и т.д., кадровая работа оказывается парализованной. Ваш сотрудник даже не сможет уйти на пенсию!

Договорная работа с партнерами. Заключение сделок и подписание контрактов окажется невозможным. Под угрозой может оказаться производственный процесс и финансовое благополучие компании.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector