Как часто утверждать номенклатуру дел

Как часто утверждать номенклатуру дел

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

  • номер и дату создания приказа;
  • наименование организации;
  • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

  • наименование организации, по которой создается приказ;
  • номер приказа по внутреннему документообороту;
  • дата составления;
  • населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Как УО разработать номенклатуру дел и организовать архив документов

В статьях о документообороте мы уже рассказали, как УО разделить потоки документов, создать регламенты работы с ними и кто должен отвечать за работу с корреспонденцией. Сегодня читайте о том, как УО составить номенклатуру дел и по каким основным принципам вести архив организации.

Найдите утверждённую форму номенклатуры дел

В первой статье цикла мы уже писали,что номенклатура дел (НД) – это перечень журналов, дел, папок с документами, которые ведутся в организации. То есть это список заголовков таких папок/дел и дат хранения содержащихся в них документов.

НД разрабатывается для регистрации и систематизации документов, ведения архива. Одна такая папка с документами называется делом (п. п. 94, 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013). НД представляет собой таблицу, в которой перечислены:

  • Заголовки дел/папок.
  • Индексы.
  • Сроки хранения документов, которые находятся в деле.

Номенклатура дел по общему правилу составляется в конце календарного года на следующий год. Затем она только корректируется, уточняется и заново утверждается. Форма номенклатуры дел утверждена Основными правилами работы архивов организации, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила). Структуру НД диктует структура самой УО, её штатное расписание, перечень внутренних подразделений.

Составьте перечень заголовков дел для номенклатуры

Первый шаг к созданию номенклатуры дел в УО – составление перечня заголовков всех созданных или планируемых к созданию папок/дел организации: как общих, так и в отдельных внутренних подразделениях.

Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании находящихся в папке документов (п. 100 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Он должен отражать тему и вид документов.

Типовые заголовки для номенклатуры дел и, соответственно, журналов и папок утверждены приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В приказе приведены типовые наименования дел, которые характерны для большинства организаций вне зависимости от формы собственности (п. 1.2 приказа № 558).

Не все заголовки дел, приведённые в приказе № 558, пригодятся управляющей организации. Но многие из них подойдут для составления номенклатуры дел:

  • Законы и иные НПА, относящиеся к деятельности организации.
  • Протоколы, постановления, решения, иные документы по итогам совещаний, собраний, заседаний.
  • Приказы, распоряжения и документы к ним.
  • Правила, регламенты, инструкции.
  • Переписка с органами госвласти по основным направлениям деятельности и т.д.

Задача управляющей организации – выбрать те заголовки, которые подходят уже существующим или вновь создаваемым папкам с документами. Типовые заголовки из приказа № 558 можно изменять, при этом не допускается употребление общих формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Конечно, среди типовых заголовков УО не найдёт всех необходимых ей наименований. В таком случае она вправе использовать и иные заголовки, в том числе указанные в жилищном законодательстве: журнал учёта обращений жителей МКД, акты осмотров и проверок и т.д.

Определите индексы дел и систему регистрации документов

Когда перечень заголовков составлен, следует для удобства использования номенклатуры систематизировать дела по подразделениям или, если УО небольшая, по блокам: внутренние документы, исходящие, входящие. После этого можно приступить к следующему шагу – формированию системы индексов дел.

Индекс дела – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение папки с документами (п. 103 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Индекс ложится в основу системы нумерации и регистрации документов в УО.

В каждой организации свой принятый перечень индексов. Главное – разработать понятные и логичные индексы. Использовать можно даты, аббревиатуры, сокращения. Рассмотрим на примере.

Допустим, что в организации приняты индексы для обозначения дел с документами разных потоков: 01 – внутренние, 02 – входящие, 03 – исходящие, 04 – не подлежащие регистрации. Такое же разделение можно принять, присвоив числа подразделениям УО.

Затем происходит индексация уже внутри групп документов. Если это входящие документы, то индексация может выглядеть следующим образом:

  • 02-01 – входящие письма жителей многоквартирных домов, обращения, жалобы;
  • 02-02 – дело с письмами органа местного самоуправления;
  • 02-03 – корреспонденция от органа ГЖН и т.д.
Читать еще:  Куда жаловаться, если во дворе парковка на тротуаре?

Если у УО сложная внутренняя структура подразделений, то отделы могут хранить у себя переписку и документы. Тогда они создают собственные папки.

Тогда для писем от жителей многоквартирных домов к индексу можно прибавить буквы: 02-01-ЮО – для юридического подразделения, 02-01-АО – для отдела по работе с клиентами, абонентского отдела и так далее.

Установите сроки хранения документов для внесения в номенклатуру дел

В номенклатуре дел также указывается срок хранения папок и журналов. Согласно п. 40 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это период времени, в течение которого документ хранится в составе документального или архивного фонда и не может быть уничтожен. Существуют документы вечного хранения, которые нельзя уничтожать, а есть – временного.

Сроки хранения типовых документов указаны в приказе № 558 и в других НПА, в том числе в ЖК РФ, ПП РФ № 354, ПП РФ № 331. Например, техническую документацию на многоквартирный дом организация обязана хранить постоянно, до момента передачи в другую УО или ТСЖ по решению общего собрания собственников.

Когда вся информация: заголовки дел, сроки хранения и индексы собраны, структурированы и объединены в номенклатуру, её должен утвердить руководитель организации. Затем НД доводится до сотрудников.

Найдите подходящее помещение для архива и назначьте архивариуса

Наравне с номенклатурой в УО необходимо утвердить и схему ведения архива организации, куда будут сдаваться документы вечного и длительного, более 10 лет, хранения до их уничтожения.

Главное, что нужно сделать, – найти помещение под архив, назначить архивариуса и создать единую схему сдачи дел в архив, где происходит их учёт, хранение и использование (п. 6 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Рассованные по углам, чердакам и подсобкам коробки с папками не являются архивом. Хранить архивные документы необходимо в одном помещении, где созданы необходимые условия с соблюдением температурного режима, уровня влажности и норм противопожарной безопасности.

В помещении должно быть сухо. Оптимально, если там установлены стеллажи и шкафы, а также стол для работы с документами. Все требования к местам хранения архивов изложены в п. 4.2 Основных правил.

В управляющей организации обычно за архив отвечает тот же сотрудник, что ведёт в УО документооборот: секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель. Но это может быть и другой работник.

Архивариус будет принимать дела в архив, вести их каталог, уничтожать документы временного хранения, выдавать требуемые папки и копии документов из архива. Он должен быть ознакомлен с регламентом работы со всеми видами документов, номенклатурой дел и системой работы в архиве.

Создайте регламент работы с архивом и утвердите бланки

Создавая архив и утверждая систему его работы, управляющей организации следует учесть несколько важных моментов:

  • Приниматься в архив должны все документы, но по графику, заранее утверждённому руководителем УО или начальником отдела делопроизводства (п. 3.7.25 Основных правил). Ответственный работник принимает их по актам, образец которого УО следует разработать и довести до всех структурных подразделений.
  • Необходимо установить чёткие требования к сдаваемым папкам: они должны быть переплетены, прошиты, пронумерованы. В сдаваемых делах обязательно должна быть опись вложений.
  • В каждом подразделении необходимо назначить сотрудника, который будет сдавать дела и документы в архив. Это упорядочит систему формирования архива и исключит путаницу.
  • После приёма дела в архив ответственный работник должен проводить экспертизу ценности находящихся в папке документов, то есть определять значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов, а также сроки их хранения. Делать это следует в соответствии с ч. 2 Основных правил.
  • Лучше, если документы вечного и длительного хранения будут лежать отдельно, также следует вести систематизацию дел по годам. Это позволит быстрее найти необходимые документы.
  • Выдача дел обязательно должна фиксироваться в соответствующем журнале, чтобы у работника была информация о том, где находятся выданные документы. Установите чёткие сроки, в течение которых сотрудники, взявшие в архиве документы, должны их вернуть.

Также необходимо разработать и утвердить ряд бланков, которые необходимы для работы сотрудника архива: опись документов разных сроков хранения, акт приёма дел от подразделений, заявление на выдачу документов из архива во временное пользование, акт уничтожения документов и др. Образцы приведены в приложении к Основным правилам.

Создайте номенклатуру дел и архив в УО

Когда УО утвердила регламенты работы с разными потоками документов , то необходимо разработать и утвердить номенклатуру дел организации:

  • Составить перечень всех дел и папок в УО и дать им заголовки в соответствии с содержанием.
  • Разработать понятную и чёткую систему индексов для всех дел и внести их в номенклатуру.
  • Определить сроки хранения каждого дела в перечне НД.
  • Утвердить номенклатуру дел и довести её до сведения сотрудников.

Также в УО должна быть организована работа архива: определены место хранения дел, порядок их сдачи и приёма в архив, схема определения ценности документов, алгоритмы работы с архивными документами, их временной выдачи на руки и хранения. В таком случае документы УО никогда не потеряются и будут всегда под рукой.

Хотите, чтобы в вашей ленте было больше статей и новостей о ЖКХ и эффективном управлении МКД? Тогда:

— поддержите эту публикацию, нажав «палец вверх» , — подпишитесь на канал, — и регулярно читайте наши обзоры, заметки и статьи-инструкции. Интернет-портал для УО и ТСЖ Страница портала ВKонтакте Страница портала в Facebook

Как часто утверждать номенклатуру дел

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела; с его помощью мож­но быстро установить номер нужного дела и найти необходимый документ.

Только правильно составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

Исполненных документов в учреждении накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы, как уже упоминалось, после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в от­дельные папки.

Формирование дела определяется как отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивают не только возмож­ность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исклю­чают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Основными нормативными документами, которыми необхо­димо пользоваться сегодня при организации работы по форми­рованию, оформлению и хранению дел являются Основные пра­вила работы ведомственных архивов и Государственная система документационного обеспечения управления.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных ка­тегорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работ­ники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важ­нейшие внутренние документы формируют и хранят в канцеля­рии или секретариате руководства.

В небольших учреждениях дела централизованно формирует и хранит секретарь.

В структурных подразделениях выделяют лиц, ответственных за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляют ведомственный архив и соответству­ющий государственный архив.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка — папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, — лучше официально признанное сокращенное на­именование (например, «Горбачев-Фонд», «Атлантиксторм», «МГИМО» и т.п.). Затем с новой строки пишется название струк­турного подразделения (например, «Бухгалтерия» или «Отдел кадров»).

Под названием структурного подразделения в середине об­ложки указывается индекс дела по номенклатуре, например, «Дело № 02-24», где «02» — индекс структурного подразделения, а «24» — порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «Хранить постоянно»).

Исполненные документы должны иметь отметку об исполне­нии и помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру под резервным номером.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание пер­вых экземпляров.

Читать еще:  Виды рабочего времени в табеле

Толщина каждого дела не должна превышать 30—40 мм (око­ло 250 листов). Если документов больше, дело разделяется на два тома или более.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела доку­ментов постоянного и временного хранения. Лишь в исключи­тельных случаях документы разных сроков хранения, но связан­ные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, однако после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, фор­мируемые по учебным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятельность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и др.

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном поряд­ке, но возможны сочетания и комбинации.

Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение докумен­тов в последовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, на­именования административно-территориальных единиц, объек­тов, предметов.

В нумерационном порядке группируются однородные доку­менты, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, наклад­ные и т.п.)

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

  1. Положением о создании организации либо Уставом.
  2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
  3. Штатным расписанием на текущий год.
  4. Номенклатурой дел прошлых лет.
  5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
  6. Регистрационными формами учреждения.
  7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
  8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

  • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
  • уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
  • облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
  • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2019) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

  1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
  2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
  3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2019 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Номенклатура дел: правила составления

В этой статье расскажем, что такое номенклатура дел и как ее составить.

Номенклатура дел

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Существует три вида номенклатур дел:

Типовая номенклатура дел разрабатывается государственными органами, возглавляющими те или иные отрасли деятельности. Следовательно, такая номенклатура дел является нормативным документом и устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, порядка расположения заголовков дел и носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел создается службой ДОУ организации для всех подчиненных организации структур (дочерних предприятий, обособленных подразделений, филиалов). Индексы, наименования дел и сроки их хранения не могут быть изменены ими самостоятельно.

Читать еще:  Трудовой договор пункт коммерческая тайна

На основе типовых и примерных номенклатур дел составляются индивидуальные номенклатуры дел для конкретных организаций. Поэтому прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо выяснить, есть ли типовая или примерная для вашей организации.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации. При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.). После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

Электронные документы систематизируются в СЭД в соответствии с разработанной номенклатурой дел организации. Их индексация проводится тем же способом, что и индексация бумажных дел.

Ответственность за полноту отражения в номенклатуре дел, имеющихся в подразделении, возлагается на руководителя подразделения. В случае реорганизации или ликвидации подразделения, а также в случае увольнения руководитель подразделения обязан передать по акту (описи) числящиеся по номенклатуре дел документы своему правопреемнику или в архив.

Заполненный раздел «Номенклатура дел» используется при автоматизированном создании дел (томов) для списания в них исполненных документов.

Номенклатура дел представляет собой таблицу, которая состоит из 5 граф.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и выглядят следующим образом: 04-02, где 04 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Цифровое обозначение структурного подразделения чаще всего берется из штатного расписания.

Для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности) следует сохранять одинаковые индексы. Например, «Приказы руководителя по основной деятельности» в каждом структурном подразделении будут в деле под номером 3: 02-03, 03-03, 04-03 и т. д.

В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел.

Правила хранения предъявляют к формулировкам заголовков дел жесткие требования. Заголовок дела должен четко, кратко и в то же время в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовки дел не должны содержать неконкретных формулировок («входящие документы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Такие заголовки вызывают трудности в поиске документов, маршрутизации, формировании дел для передачи в архив.

Если дело содержит документы по одному вопросу, но они не связаны последовательностью делопроизводства, то в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые могут быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовки дел внутри разделов и подразделов располагаются по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом перед заголовками дел с приказами руководителя организации располагаются заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций. После них располагаются заголовки дел, содержащих плановую и отчетную документацию.

Правила, которых следует придерживаться:

  • заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке;
  • заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом;
  • если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а каждому тому могут быть присвоены свои заголовки, уточняющие содержание дела.

Для любого структурного подразделения последним заголовком дела является номенклатура дел этого структурного подразделения. Для службы ДОУ – сводная номенклатура дел организации, описи дел постоянного хранения, описи дел временного хранения и акты на уничтожение документов.

Целесообразно оставлять 2–3 номера для резерва, в случае если в течение года образуется новое дело.

Так выглядит, например, последовательность расположения дел в разделе «Экспертная комиссия»:

  • 01-01 Протоколы заседаний Экспертной комиссии,
  • 01-02 Решения Экспертной комиссии,
  • 01-03 Отчеты о выполнении решений Экспертной комиссии,
  • 01-04 Материалы к заседаниям Экспертной комиссии (повестки дня, информационные письма, доклады, отчеты и др.),
  • 01-05 Номенклатура дел Экспертной комиссии,
  • 01-06 резервный номер.

Пример заголовков дел, образующихся в деятельности службы ДОУ:

  • 01-01 Приказы по основной деятельности,
  • 01-02 Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности,
  • 01-03 Распоряжения по основной деятельности,
  • 01-04 Протоколы совещаний у Генерального директора,
  • 01-05 Переписка с заказчиками о формировании сметной документации,
  • 01-06 Переписка с заказчиком в части контроля качества строительства,
  • 01-07 Переписка с надзорными органами,
  • 01-08 Переписка с подрядчиком в части контроля качества строительства,
  • 01-09 Доверенности с завершенным сроком действия, выданные сотрудникам для представления интересов Компании,
  • 01-10 Реестр учета печатей,
  • 01-11 Сводная номенклатура дел ООО «ХХХ»,
  • 01-12 Описи дел Компании постоянного срока хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет),
  • 01-13 Описи дел Компании временного срока хранения (более 10 лет),
  • 01-14 Резервный номер,
  • 01-15 Резервный номер.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Эта графа заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или на основании решения экспертной комиссии.

Отметка ЭПК проставляется только в номенклатурах дел организаций, которые являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Это означает, что срок хранения таких дел может быть постоянным и должен согласовываться с государственными архивами. Если организация не является источником комплектования, то вместо отметки ЭПК следует ставить отметку ЭК. Такая замена будет означать, что экспертизу ценности документов будет проводить экспертная комиссия организации.

Если в номенклатуре дел есть заголовки дел с документами, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива или ЭК организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Также здесь делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде.

Для каждой графы в «1С:Документобороте» есть поле, в которое заводится указанная информация. Номенклатура дел формируется автоматически по унифицированной форме.

Если в организации применяется практика перевода документов полностью в электронный вид (без предварительного документирования на бумажном носителе), то такие документы и образующиеся дела целесообразно исключить из номенклатуры дел. Такие дела хранятся в системе электронного документооборота, уничтожаются из нее и не хранятся на физических носителях информации. Однако методические рекомендации предполагают обязательный перенос документов в электронном виде на материальный носитель, для хранения таких документах на полках в архивах. В связи с этим такой подход целесообразен только для организаций, которые не являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Для того чтобы ввести в систему номенклатуру дел, требуется много сил и времени, однако впоследствии эти трудозатраты окупятся и дадут результаты: система будет помогать при проведении экспертизы ценности документов, составлении описей дел длительного хранения и выделении дел к уничтожению.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector