Название должностей в штатном расписании

Название должностей в штатном расписании

Какими должны быть названия должностей в штатном расписании

Штатное расписание нужно для максимально продуктивного применения человеческих ресурсов. Оно позволяет грамотно организовать работу фирмы. Чем лучше составлено расписание, тем выше будет КПД работы сотрудников штата. Расписание позволяет контролировать все трудовые процессы, определять нагрузку на работников. Оно поможет быстро получать сведения об общей численности штата, объеме работы. Это официальный документ, который может быть запрошен контролирующими структурами. А потому он должен быть составлен в соответствии с законами и сложившейся практикой. В частности, в него нужно грамотно вписать должности сотрудников.

Для чего нужно расписание

Штатное расписание обладает этими функциями:

  • Точное и быстрое установление организационной структуры фирмы.
  • Фиксация количества подразделений и число штатных единиц по каждой из должностей.
  • Удобное установление системы оплаты работы сотрудников подразделений.
  • Фиксация объемов надбавок за труд.

С помощью штатного расписания проще следить за вакансиями, подбирать соискателей на свободные должности.

Какие должности вписываются в расписание

Если это государственное предприятие, принципиален строгий контроль над штатным расписанием. В нем должны фигурировать все потенциальные должности. Также нужно зафиксировать общее количество мест, которые заняты. В штатные единицы включаются следующие должности: руководитель, юрист, охранник и прочее.

Категории должностей на основании классификатора

Не существует единого классификатора должностей. Все зависит от того, государственный это субъект или же коммерческий. Рассмотрим на примере государственного. Есть ФЗ №79 «О государственной службе» от 27 июля 2004 года, в котором должности разделены на разные категории: от высших до младших. Рассмотрим все категории подробнее:

  • Руководители. Работают на высших позициях в компании. Управляют всеми ресурсами. Руководители также подразделяются на категории: от высших до ведущих.
  • Помощники. Работают в непосредственной связке с руководителем. Они берут на себя часть функций управленца. Выполняют приказы руководителя. В эту категорию также входят советники управленца.
  • Специалисты. Это профессионалы в определенной сфере, которые выполняют конкретные задачи, определяемые руководителем.
  • Обеспечивающие работники. Специализируются на обеспечении работы предприятия. Могут работать по следующим направлениям: хозяйство, документы, организация.

В эти четыре категории входят практически все сотрудники, нужные для обеспечения работы фирмы.

Как выбрать наименование при составлении расписания

Если каким-либо работникам полагаются льготы и компенсации, нужно обратить особое внимание на название должностей. В этом случае наименования должны соответствовать статье 57 ТК РФ. Выбирать названия нужно посредством квалификационных справочников или профессиональных стандартов. Последние утверждаются Правительством РФ.

При определении наименования должности нужно основываться на этих положениях:

  • Профессиональные стандарты.
  • Отраслевые стандарты.
  • Справочники.
  • Акты, которые утверждают правила наименования должностей.

Все перечисленные бумаги размещены на сайте Минтруда.

К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право выбрать название самостоятельно. Актуально это в тех случаях, когда наименование, утвержденное актом, не совпадает с сутью исполняемой работы. К примеру, часто названия должностей подбираются работодателями в сфере IT. Наименование должно выбираться в соответствии с правилами. В частности, оно должно в полной мере отражать суть деятельности.

Коды профессий

Коды содержатся в классификаторе должностей. Нужны они для удобства использования. В документах проще указывать код, а не полное наименование. В штатном расписании также фиксируются коды. Через код можно понять, кто и кому подчиняется. Рассмотрим пример. Код должности – 03. Сотрудники, подчиненные работнику на этой должности, будут обозначаться как 03.01, 03.02.

ВАЖНО! Государственные учреждения должны иметь справочник с кодами в обязательном порядке.

Особенности ведения штатного расписания

Обычно фирмы начинают плотно заниматься штатным расписанием при увеличении штата сотрудников, оптимизации существующих процессов. Кто именно должен вести документацию? В законе не содержится никаких требований на этот счет. Все зависит от волеизъявления работодателя. К примеру, вести расписание могут представители кадрового, бухгалтерского или юридического отдела. Доверить эту работу можно рядовым сотрудникам. Но в последнем случае требуется оформить на работника доверенность.

У специалиста может возникнуть необходимость ввести новую должность. К примеру, это актуально при масштабировании бизнеса. Для введения должности нужно издать приказ о внесении изменений в документ. На нем обязательно должна быть поставлена подпись руководителя. В приказе должны быть эти положения:

  • Срок действия расписания.
  • Дата его утверждения.
  • Сотрудник, который должен исполнить положения приказа.
  • Основания для изменений.

Основаниями для введения новой должности могут быть такие процессы, как реорганизация филиала, оптимизация структуры фирмы, оптимизация управленческой деятельности. Только после издания приказа можно менять содержание расписания.

Приказ оформляется при любых изменениях, вносимых в расписание. К примеру, это может быть удаление или введение позиции, изменение названия. Если позицию никто не занимает, изменять ее можно беспрепятственно. Если же должность кто-то занимает, необходимо уведомить обо всех изменениях сотрудника. Факт изменения позиции фиксируется в приложении к трудовому договору. Изменения также отражаются во всех бумагах: контракте, трудовой книжке.

Можно ли принимать на работу сотрудника, если его должности нет в расписании?

Что делать, если должность соискателя отсутствует в штатном расписании? Рекомендуется в самое ближайшее время ввести новую позицию. В обратном случае возникают эти риски:

  • Сложности при сокращении численности сотрудников.
  • Риск того, что подобные действия будут признаны нарушением пункта 4 статьи 5.27 КоАП РФ.

Рекомендуется сначала ввести новую должность, а затем принимать специалиста на работу. Особенно это актуально для государственных учреждений, так как они подлежат более строгому контролю.

Дополнительная информация

При введении должностей нужно учитывать эти моменты:

  • Если система оплаты является тарифной, присутствуют разряды, название вакансии, на основании статьи 143 ТК РФ, устанавливается в соответствии с Квалификационными справочниками.
  • В аттестационном листе, если осуществляется аттестация, должен быть прописан код профессии. Соответствующее положение содержится в статье 18 ФЗ №426 от 28 декабря 2013 года.

Во всех прочих обстоятельствах использование профессиональных стандартов носит необязательный характер.

Какие должности нельзя указывать в штатном расписании

В расписании не должны содержаться должности, которые не отражают характер работы специалиста. Как определить, отражает ли наименование особенности деятельности? Следует воспользоваться практикой и традициями, сложившимися в определенной отрасли.

Название должностей в штатном расписании

Наименование для той или иной должности определяется, исходя из набора функций, исполняемых сотрудником на предприятии. Однако в большинстве случаев объем обязанностей нелегко вместить в одном названии. В связи с этим может возникнуть ряд трудностей. Нередко на практике встречаются длинные замысловатые названия должностей, не регламентируемые профстандартами или иными нормативными актами. Руководителю необходимо быть информированным о порядке формирования названий должностей во избежание нарушения закона.

Правовая база названий должностей в штатном расписании

Штатное расписание представляет собой местный нормативный документ, который формируется с целью регулировки организации труда на предприятии и фиксирования порядка заработной платы.

Так, штатное расписание предполагает наличие следующей информации:

  • названия должностей всех субъектов, трудоустроенных на предприятии (от управляющего аппарата до рядовых подчиненных);
  • количество трудоустроенных граждан на каждой должности;
  • объем заработной платы по окладу или тарифной ставке, а также размер надбавок и процент, положенный отдельным группам сотрудников.

Указанные положения зачастую не вызывают сложностей, кроме наименования должностей. Так, объем и порядок оплаты труда, а также все сопутствующие нюансы, регламентируются ст. 133 ТК РФ. Руководителю необходимо быть информированным о финансовом положении предприятия, чтобы утвердить порядок оплаты труда. Однако с определением названий должностей часто возникают трудности. Помимо наличия множества различных названий, закрепленных в справочниках и профстандартах, существуют должности и отрасли деятельности, которые предполагают отдельные специальности.

Впрочем, исходя из ст. 195 ТК РФ, ясно, что названия всех должностей на предприятии должны составляться на основании справочника или стандарта в связи с установленными в них требованиями к квалификации сотрудника.

Также из положений профессионального норматива можно сделать вывод, что руководитель при приеме подчиненного на работу, должен обратить внимание на:

  • соответствие названия должности в штатном расписании и действительных обязанностях, порученных субъекту;
  • соответствие квалификационных требований из стандартов и требований к сотруднику по исполнению конкретных обязанностей.

Например, работа секретаря может классифицироваться как должность «Помощник управленца», так как оба наименования подразумевают один и тот же набор обязанностей работника. Однако сантехника нельзя классифицировать как «Инспектор по коммуникациям», так как функционал профессий отличается друг от друга. Наименование должности формируется на основании фактически вмененных обязанностей, а не звучного названия профессии.

Применение квалификационных справочников и профессиональных стандартов в части наименования должностей в штатном расписании

Исходя из ст. 195 ТК РФ, применение профессиональных стандартов в практической деятельности обязательно для государственных форм организаций или же в тех организациях, чей уставной капитал на 50% государственный.

В частности, во всех муниципальных структурах название должности сотрудника должно основываться на перечне квалификационного справочника или положениях профессионального стандарта. В остальных коммерческих формированиях подобные нормативы носят рекомендательный характер.

Помимо указанного, справочники и стандарты могут применяться в тех ситуациях, когда трудовые условия подчиненных подразумевают наличие определенных льгот от государства. Так, льготы являются гарантией законодательства, поэтому в условиях их обеспечения конкретной должности даже в коммерческой компании применяются особые требования. В частности, к подобным требованиям относится соответствие названия самой должности указанному списку специальностей в профстандартах.

Также во внимание необходимо принимать такие нюансы:

  • когда на предприятии применяется тарифная форма оплаты труда, исходя из ст. 143 ТК РФ, название должности должно соответствовать квалификационному справочнику;
  • исходя из ст. 18 ФЗ № 426 от 28.12.2013г., при процедуре оценки подчиненных необходимо фиксировать код профессии. Процедура подобной аттестации должна проводиться не реже одного раза в 5 лет. Если должности не будут совпадать с положениями справочника, это приведет к нарушениям порядка аттестации.
Читать еще:  Служебная записка об остатках отпусков

Правила определения названия должности в штатном расписании

На данный момент законодательством не предусматривается порядок формирования наименований должностей, поэтому многими предприятиями самостоятельно разрабатываются подобные названия, базируясь на местных нормативных документах.

На практике к особенностям формирования названий специальностей может относиться:

  • использование более престижных и необычных формулировок для мотивации подчиненных;
  • длинные формулировки для описания всех обязанностей, вмененных субъекту;
  • некорректное название, исходя из личного суждения управленца.

Однако подобные правила нарушают трудовое законодательство РФ, так как зачастую не соответствуют действительности. Рекомендуется придерживаться следующих правил:

  • название конкретной должности должно соответствовать штатной субординации, которая может определяться на основании суждения руководителя компании, однако с учетом соподчиненности;
  • наименование вакансии должно совпадать с набором обязанностей субъекта;
  • использовать законодательные нормативы для формирования наименований.

Исходя из ПП РФ № 225 от 16.04.2003г., инструкция по оформлению трудовых книжек включает правило, в соответствии с которым присвоение сотрудникам должностей на иностранном языке запрещено. Поэтому, например, должность «IT-менеджер» является неправомерной.

Также название может формироваться, исходя из их видов: базовые и производные. Базовыми наименованиями считаются те, которые фиксируются в справочниках. Производными признаются названия, сформулированные от базовых или составленных на предприятии самостоятельно.

Также законодательно разрешено использование в названиях предлогов, выступающих связными частицами. Например, «Мастер по металлоконструкциям». При этом лимит слов в наименовании вакансии законодательством не установлен, поэтому на практике нередко встречаются такие должности, как «Ведущий специалист по бухгалтерскому учету и анализу хозяйственной деятельности предприятия».

Порядок включения названий должностей в штатное расписание

Порядок включения категории должности в штатное расписание или процесс переименования уже имеющейся профессии стандартен:

  1. Подготавливается проект распоряжения о внесении корректировок и новой публикации штатного расписания.
  2. Визирование.
  3. Публикация распоряжения и его последующая регистрация.

В отличие от трудовых книжек в штатном расписании допускаются сокращения. Например, инспектора отдела кадров можно внести как «Инспектор ОК». Однако сокращения не являются желательными, если существует возможность неоднозначной трактовки аббревиатуры.

Также при внесении наименования специальности, необходимо прописать ее код на основании квалификационного справочника, если конкретная должность связана с получением льгот или ограничений.

Утверждения откорректированного документа будет достаточно в тех обстоятельствах, когда корректируемая должность свободна или ее наименование в точности совпадает с трудовым соглашением субъекта. При прочих условиях порядок действий может быть расширен.

Порядок внесения корректировок в функциональную карту или названия должности трудоустроенных сотрудников

Обстоятельства, ведущие к необходимости внесения изменений в штатное расписание в разрезе наименования вакансий, могут возникнуть по факту:

  • исправление ошибки в наименовании, допущенной при составлении документа, в том числе те случаи, когда название в штатном расписании и трудовом соглашении разнятся;
  • переименование конкретной должности без изменения в функциональной карте работника;
  • корректировка названий должностей по распоряжению управленческого аппарата в связи с различными преобразованиями на предприятии или в подразделении, где трудится субъект.

Так, при внесении изменений только в название должности осуществляются такие действия:

  1. На основании ст. 72 ТК РФ, помимо внесения корректировок в штатное расписание, руководителю также необходимо составить с подчиненным дополнительное соглашение к основному трудовому договору. Также, исходя из ст. 74 ТК РФ, подобные изменения могут происходить без согласия подчиненного, однако при этом его необходимо уведомить о грядущих изменениях как минимум за два месяца.
  2. На основании Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда № 69 от 10.10.2003г., необходимо внести данную информацию в трудовую книжку субъекта.

В случае если сотрудник перемещается с должности на должность внутри предприятия порядок действий таков:

  1. Помимо внесения корректировок в штатное расписание, также публикуется распоряжение руководителя о перемещении, с которым субъект должен быть ознакомлен заранее.
  2. На основании ст. 72 ТК РФ, если в основном трудовом договоре было указано название нового подразделения субъекта, необходимо составить дополнительное соглашение о переводе и смене наименования должности.

В случае если изменения затронули функциональный набор сотрудника, требуется выполнить такие действия:

  1. В штатное расписание включается вакансия с иным наименованием (при этом предыдущее название временно сохраняется). Затем публикуется новая должностная инструкция.
  2. Составляется дополнительное соглашение к основному договору о переводе субъекта в другое подразделение. Затем данный факт фиксируется в трудовой книжке.
  3. После этого из штатного расписания ликвидируется предыдущее название должности.

Таким образом, включение или изменение наименований должностей в штатном расписании является простым процессом, исполняемым в несколько этапов. Руководителям также рекомендуется ознакомиться с требованиями квалификационных справочников и профстандартов в части наименования должностей.

Название должностей в штатном расписании

Что говорит закон?

Значения терминов

Одной из обязательных процедур в хозяйственной деятельности любого предприятия является составление штатного расписания, в котором находят отражение нормативные показатели, касающиеся кадровых расстановок:

  • иерархическая структура подразделений;
  • перечень должностей и профессий, необходимых для успешной работы штатного состава;
  • планируемое количество сотрудников;
  • конкретное указание величины оплаты труда, как отдельно по каждой должности, так и по предприятию в целом.

В штатной расстановке кроме вышеперечисленного, заполняются сведения о том, какие должности заняты работниками, а какие вакантны.

Нормативная база

В ТК РФ рекомендовано утверждать штатным расписанием предприятия необходимые должности и специальности.

Существуют унифицированные наименования должностей, которые закреплены в классификаторах:

  • Общероссийский и общеотраслевой справочники профессий;
  • Единое квалификационно-тарифное руководство по работам и профессиям (ЕТКС).

Регламент использования справочников профессий определен в Постановлении Министерства Труда РФ, содержащем подробные разъяснения.

Законодательно установленного термина «штатная расстановка» не существует.

Отличия штатного расписания и штатной расстановки

Расписание

Должностные инструкции, содержащие полный перечень производственных обязанностей сотрудника, служат основанием для составления штатного расписания.

В этом нормативном документе находит отражение планируемое распределение перечня работ между сотрудниками предприятия.

В ООО «Хлеб» открылся кондитерский цех по производству сладкой мучной продукции. В соответствии с технологическим процессом, экономист фирмы сделал расчет необходимого количества сотрудников нового подразделения. Приказом по ООО «Хлеб» были внесены изменения в Штатное расписание Общества. В состав штата организации были дополнительно включены следующие сотрудники: старший кондитер, повар-кондитер, подсобный кухонный работник.

В соответствии с учредительными документами, в штатном расписании определяется и закрепляется структура, численность и штатный состав предприятия:

  • структурные подразделения,
  • должности, необходимые для производственной деятельности организации,
  • количество штатных единиц персонала,
  • утвержденные оклады, применяемые надбавки, итоговая величина ФОТ.

Имеет обобщенный и обезличенный характер, т.к. не отражает фактическое размещение сотрудников на рабочих местах предприятия.

Документ имеет унифицированную форму (Т-3), которая применима для организаций с любой формой собственности.

Обязательными для заполнения являются все строки и графы документа. При отсутствии данных пустая строчка подлежит прочеркиванию.

Не допускается сокращение названий должностей, наименования профессий и специальностей заполняются в соответствии с данными ЕТКС.

Кроме того, во избежание в будущем проблем с оформлением пенсий, необходимо заполнять трудовые книжки в полном соответствии с действующим штатным расписанием.

Составление нормативного документа является непосредственной обязанностью сотрудников отдела труда и заработной платы или планово-экономического отделения. Затем штатное расписание проходит согласование на уровне руководящего звена организации.

На заключительной стадии приказом по предприятию утверждается штатное расписание.

На крупных предприятиях документ разрабатывается отдельно для каждого филиала или подразделения. Если штатное расписание издается в целом по организации, то в структурные отделения направляются выписки из документа.

Бланк может быть заполнен любым способом:

Количество экземпляров зависит от числа причастных лиц, чаще всего требуется три образца.

Срок хранения составляет три года с даты утверждения.

О том, как проходит сокращение совместителей в связи с сокращением штата, читайте на нашем сайте.

Что положено при сокращении работника-пенсионера? Узнайте .

Цели составления

Утвержденная форма штатного расписания предоставляет руководству организации возможность законного укомплектования штата фирмы сотрудниками.

Отдел кадров проводит целевой набор рабочих и служащих на свободные места, создает потенциал для карьерного роста сотрудников, участвует в организации учебного процесса для повышения квалификационного уровня работников.

Расстановка

Сотрудники отдела кадров дополняют таблицу штатного расписания добавочными графами, в которых заполняют конкретные данные на сотрудников предприятия, включая фамилию, имя, отчество и размер установленного оклада.

Созданная таким образом новая форма внутреннего документа имеет несколько названий:

  • штатная расстановка;
  • штатный список;
  • штатная книга;
  • замещение должностей.

Используется в рабочем порядке для составления различных отчетов по труду.

Унифицированной формы бланка замещения должностей нет. Предприятие самостоятельно разрабатывает документ кадрового характера для внутреннего пользования, включая все необходимые реквизиты и информацию.

Локальным нормативным актом (нормы и нормативы делопроизводства кадровой службы) утверждается форма бланка.

Документ заполняется любым методом:

Бланк имеет динамичный характер, систематически изменяется и дополняется новыми сведениями в соответствии с приказами о приеме, увольнениями или перемещениями сотрудников.

Для утверждения штатного списка нет необходимости издавать приказ.

Срок хранения бланка расстановки более продолжительный, чем штатного расписания, и составляет 75 лет.

Штатная расстановка включает в себя следующие сведения:

  • перечень подразделений организации;
  • названия должностей;
  • количество штатных единиц;
  • оклады и тарифы в разрезе профессий;
  • величина надбавок и доплат;
  • фамилия и инициалы сотрудников, работающих на определенных рабочих местах или замещающих должности;
  • регистрационные данные приказов (назначение, прием, перевод).
Читать еще:  Какой ндс можно принять к зачету

Зачем составляется выписка из штатного расписания? Узнайте из нашей статьи.

Про введение новой должности в штатное расписание читайте .

Типовой приказ об утверждении штатного расписания вы найдете .

Штатное замещение облегчает работу кадровой службы организации.

Предоставляет возможность оперативного наблюдения за наличием свободных кадровых вакансий, контроля заполнения вакантных мест при приеме на работу совместителей при условии, что одна ставка делится между несколькими работниками.

Соломенцов К.К. написал заявление на прием в ООО «Снег» с целью работы по совместительству на должность электрика на ½ ставки. Сотрудник отдела кадров Первушина М.И., пользуясь штатным списком, определила, что на должности электрика работают два сотрудника по ½ ставки. Вакантных мест нет. Соломенцову К.К. было отказано в приеме на работу.

Формы штатного расписания

Шаг 1. Выбираем форму штатного расписания

Существует две формы — унифицированная и разработанная самостоятельно.

Унифицированная форма уже содержит необходимые реквизиты и вызывает меньше вопросов у проверяющих органов. Для удобства используйте форму № Т-3.

Шаг 2. Подсчитываем количество штатных единиц

Секретарю следует заранее узнать об обязательных требованиях к численности работников. Иногда количество должностей регулируется специальными нормативами.

Если в компании больше 50 сотрудников, должна быть создана служба охраны труда и введена должность соответствующего специалиста (ч. 1 ст. 217 ТК РФ).

Рассчитайте, сколько сотрудников требуется для каждой должности. Это число зависит от особенностей и объема работы. Для получения итоговой численности работников суммируйте результаты предварительных расчетов. Полученное число укажите в грифе утверждения документа.

Шаг 3. Формируем отделы

За основу для формирования отделов возьмите структуру компании или штатную расстановку. Ниже приведен образец штатного расписания. Цифрами обозначены графы и ячейки, которые нужно заполнить.

Штатное расписание 2019. Образец

Порядок следования отделов может быть любым. Первым указывают подразделение, в которое входит руководство компании.

На схеме подразделение — «Администрация». Остальные отделы располагаются далее в порядке подчиненности.

Каждому отделу присвойте коды и внесите их во вторую графу документа. Коды присваиваются таким образом, чтобы прослеживалась подчиненность подразделений.

Крупные отделы включают в себя несколько мелких. Для удобства код крупного отдела обозначают двумя цифрами (например, 02 — Финансовое управление), а коды входящих в него отделов — тремя (например, 02.1 — Бухгалтерия, 02.2 — Финансовый отдел).

Избежать ошибок при составлении документа и внесении изменений в штатное расписание вам поможет Спецподборка «Шесть типичных ошибок в штатном расписании».

Как указать наименование должностей в штатном расписании

Шаг 4. Указываем наименование должностей в штатном расписании

В третьей графе документа пропишите должность или профессию (цифра 3 в образце). Рядом с названием должности укажите категорию, разряд или квалификацию. Уточните у руководства, как указать наименование должности, потому что единых стандартов здесь нет. Для руководителей, служащих и специалистов в расписании указывают должности, а для производственного персонала и рабочих — профессии.

Уделите внимание тем должностям, где есть льготы, выплата компенсаций или ограничения. Такие должности, специальности или профессии должны быть указаны в штатном расписании организации в соответствии с требованиями специальных квалификационных справочников или положениями профессиональных стандартов.

Образец заполнения штатного расписания на 2019 год скачайте .

Министерство труда и социальной защиты РФ утверждает в текущем режиме наименования должностей. Чтобы выяснить, какие должности уже утверждены, пройдите по ссылке profstandart.rosmintrud.ru. Сравните название должности с текущим профессиональным стандартом.

Названия профессий, специальностей и должностей секретарь должен вносить без сокращений, на русском языке и в именительном падеже.

Работа на некоторых должностях предполагает разный уровень ответственности, наделяет разными правами и обязанностями. Это влияет на наименование специальности.

Проследите, чтобы название должности в штатном расписании было аналогично тому, которое приведено в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника.

Количество штатных единиц по должностям и профессиями в расписании внесите в четвертую графу (цифра 4 в образце). Итоговое количество единиц вносится в ячейку под цифрой 5.

Если штатная единица неполная, укажите ее в долях — 0,25, 0,5 и т.д.

Предусматривайте наличие в документе вакантных должностей. Тогда руководство сможет нанимать новых сотрудников и не вносить изменения в штатное расписание.

Шаг 5. Вносим сведения об оплате труда

Графа № 5, цифра 6 в образце. Секретарь указывает в графе заработную плату за месяц по каждой должности. Зарплата может определяться тарифной ставкой, окладом или процентом от выручки.

Для одинаковых должностей не может быть указана различная заработная плата. Это запрещено законом.

Иногда заполнить графу № 5 в рублях невозможно. В таких случаях тарифную ставку следует указывать в процентах, коэффициентах или других единицах измерения.

Если сотрудник отработал положенную норму рабочего времени и выполнил нормы труда, его зарплата не должна быть ниже МРОТ.

В графе № 10 указываются случаи, когда фиксированный размер заработной платы не может быть определен.

Порядок и размер зарплаты определяются по норме выработке, которая прописывается в локальном нормативном акте. В штатном расписании должна быть сделана соответствующая ссылка.

Оклад сотрудника при сдельной оплате труда зависит от общих итогов работы. Указать итоги в штатном расписании нельзя. Вместо оклада ставится прочерк (цифра 7 в образце). В примечании указывается «сдельный характер оплаты труда» и дается соответствующая ссылка на документ, ее устанавливающий (цифра 8).

Информация о надбавках вносится в графы №6–8 (цифра 9). К надбавкам относятся стимулирующие или компенсационные выплаты (доплаты, премии, надбавки).

В графе № 9 (цифра 10) приводится информация о суммарной зарплате специалистов одноименной должности.

Как посчитать суммарную зарплату?

  1. Определите заработную плату одного специалиста.
  2. Добавьте к зарплате сумму всех надбавок.
  3. Умножьте результат на общее количество специалистов данной должности.

Проследите, чтобы итоговый показатель графы № 9 был равен итоговому фонду зарплаты за месяц.

Подробную инструкцию по составлению штатного расписания читайте в статье

Штатное расписание

Штатное расписание — нормативный организационно-распорядительный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятия с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц.

Форма штатного расписания

Для составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.

Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, так как эта форма она содержит все необходимые реквизиты.

Кто составляет штатное расписание

Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция.

Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, главный бухгалтер.

Сведения, прописанные в штатном расписании

Штатное расписание содержит следующие сведения:

наименование структурных подразделений;

наименование должностей, специальностей, профессий;

количество штатных единиц;

размер оклада и (или) тарифной ставки;

наличие и размер надбавки;

Порядок внесения сведений в штатное расписание

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;

код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;

«Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;

дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;

в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;

в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.

При этом заполняются следующие графы:

графа 1 «Наименование структурного подразделения»;

графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;

графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности указываются в именительном падеже без сокращений;

в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;

в графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;

графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;

графу 9 «Всего в месяц» возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;

графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Кто подписывает штатное расписание

Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:

Читать еще:  Объявление о должниках по коммунальным платежам

— руководителя кадровой службы;

Штатное расписание может быть подписано другими работниками.

В этом случае в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников.

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае штатное расписание следует прошить его и пронумеровать.

Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке.

При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи.

Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.

При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.

Сроки утверждения штатного расписания

Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения.

Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.

Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Название должностей в штатном расписании

Наименование для той или иной должности определяется, исходя из набора функций, исполняемых сотрудником на предприятии. Однако в большинстве случаев объем обязанностей нелегко вместить в одном названии. В связи с этим может возникнуть ряд трудностей. Нередко на практике встречаются длинные замысловатые названия должностей, не регламентируемые профстандартами или иными нормативными актами. Руководителю необходимо быть информированным о порядке формирования названий должностей во избежание нарушения закона.

Правовая база названий должностей в штатном расписании

Штатное расписание представляет собой местный нормативный документ, который формируется с целью регулировки организации труда на предприятии и фиксирования порядка заработной платы.

Так, штатное расписание предполагает наличие следующей информации:

  • названия должностей всех субъектов, трудоустроенных на предприятии (от управляющего аппарата до рядовых подчиненных);
  • количество трудоустроенных граждан на каждой должности;
  • объем заработной платы по окладу или тарифной ставке, а также размер надбавок и процент, положенный отдельным группам сотрудников.

Указанные положения зачастую не вызывают сложностей, кроме наименования должностей. Так, объем и порядок оплаты труда, а также все сопутствующие нюансы, регламентируются ст. 133 ТК РФ. Руководителю необходимо быть информированным о финансовом положении предприятия, чтобы утвердить порядок оплаты труда. Однако с определением названий должностей часто возникают трудности. Помимо наличия множества различных названий, закрепленных в справочниках и профстандартах, существуют должности и отрасли деятельности, которые предполагают отдельные специальности.

Впрочем, исходя из ст. 195 ТК РФ, ясно, что названия всех должностей на предприятии должны составляться на основании справочника или стандарта в связи с установленными в них требованиями к квалификации сотрудника.

Также из положений профессионального норматива можно сделать вывод, что руководитель при приеме подчиненного на работу, должен обратить внимание на:

  • соответствие названия должности в штатном расписании и действительных обязанностях, порученных субъекту;
  • соответствие квалификационных требований из стандартов и требований к сотруднику по исполнению конкретных обязанностей.

Например, работа секретаря может классифицироваться как должность «Помощник управленца», так как оба наименования подразумевают один и тот же набор обязанностей работника. Однако сантехника нельзя классифицировать как «Инспектор по коммуникациям», так как функционал профессий отличается друг от друга. Наименование должности формируется на основании фактически вмененных обязанностей, а не звучного названия профессии.

Применение квалификационных справочников и профессиональных стандартов в части наименования должностей в штатном расписании

Исходя из ст. 195 ТК РФ, применение профессиональных стандартов в практической деятельности обязательно для государственных форм организаций или же в тех организациях, чей уставной капитал на 50% государственный.

В частности, во всех муниципальных структурах название должности сотрудника должно основываться на перечне квалификационного справочника или положениях профессионального стандарта. В остальных коммерческих формированиях подобные нормативы носят рекомендательный характер.

Помимо указанного, справочники и стандарты могут применяться в тех ситуациях, когда трудовые условия подчиненных подразумевают наличие определенных льгот от государства. Так, льготы являются гарантией законодательства, поэтому в условиях их обеспечения конкретной должности даже в коммерческой компании применяются особые требования. В частности, к подобным требованиям относится соответствие названия самой должности указанному списку специальностей в профстандартах.

Также во внимание необходимо принимать такие нюансы:

  • когда на предприятии применяется тарифная форма оплаты труда, исходя из ст. 143 ТК РФ, название должности должно соответствовать квалификационному справочнику;
  • исходя из ст. 18 ФЗ № 426 от 28.12.2013г., при процедуре оценки подчиненных необходимо фиксировать код профессии. Процедура подобной аттестации должна проводиться не реже одного раза в 5 лет. Если должности не будут совпадать с положениями справочника, это приведет к нарушениям порядка аттестации.

Правила определения названия должности в штатном расписании

На данный момент законодательством не предусматривается порядок формирования наименований должностей, поэтому многими предприятиями самостоятельно разрабатываются подобные названия, базируясь на местных нормативных документах.

На практике к особенностям формирования названий специальностей может относиться:

  • использование более престижных и необычных формулировок для мотивации подчиненных;
  • длинные формулировки для описания всех обязанностей, вмененных субъекту;
  • некорректное название, исходя из личного суждения управленца.

Однако подобные правила нарушают трудовое законодательство РФ, так как зачастую не соответствуют действительности. Рекомендуется придерживаться следующих правил:

  • название конкретной должности должно соответствовать штатной субординации, которая может определяться на основании суждения руководителя компании, однако с учетом соподчиненности;
  • наименование вакансии должно совпадать с набором обязанностей субъекта;
  • использовать законодательные нормативы для формирования наименований.

Исходя из ПП РФ № 225 от 16.04.2003г., инструкция по оформлению трудовых книжек включает правило, в соответствии с которым присвоение сотрудникам должностей на иностранном языке запрещено. Поэтому, например, должность «IT-менеджер» является неправомерной.

Также название может формироваться, исходя из их видов: базовые и производные. Базовыми наименованиями считаются те, которые фиксируются в справочниках. Производными признаются названия, сформулированные от базовых или составленных на предприятии самостоятельно.

Также законодательно разрешено использование в названиях предлогов, выступающих связными частицами. Например, «Мастер по металлоконструкциям». При этом лимит слов в наименовании вакансии законодательством не установлен, поэтому на практике нередко встречаются такие должности, как «Ведущий специалист по бухгалтерскому учету и анализу хозяйственной деятельности предприятия».

Порядок включения названий должностей в штатное расписание

Порядок включения категории должности в штатное расписание или процесс переименования уже имеющейся профессии стандартен:

  1. Подготавливается проект распоряжения о внесении корректировок и новой публикации штатного расписания.
  2. Визирование.
  3. Публикация распоряжения и его последующая регистрация.

В отличие от трудовых книжек в штатном расписании допускаются сокращения. Например, инспектора отдела кадров можно внести как «Инспектор ОК». Однако сокращения не являются желательными, если существует возможность неоднозначной трактовки аббревиатуры.

Также при внесении наименования специальности, необходимо прописать ее код на основании квалификационного справочника, если конкретная должность связана с получением льгот или ограничений.

Утверждения откорректированного документа будет достаточно в тех обстоятельствах, когда корректируемая должность свободна или ее наименование в точности совпадает с трудовым соглашением субъекта. При прочих условиях порядок действий может быть расширен.

Порядок внесения корректировок в функциональную карту или названия должности трудоустроенных сотрудников

Обстоятельства, ведущие к необходимости внесения изменений в штатное расписание в разрезе наименования вакансий, могут возникнуть по факту:

  • исправление ошибки в наименовании, допущенной при составлении документа, в том числе те случаи, когда название в штатном расписании и трудовом соглашении разнятся;
  • переименование конкретной должности без изменения в функциональной карте работника;
  • корректировка названий должностей по распоряжению управленческого аппарата в связи с различными преобразованиями на предприятии или в подразделении, где трудится субъект.

Так, при внесении изменений только в название должности осуществляются такие действия:

  1. На основании ст. 72 ТК РФ, помимо внесения корректировок в штатное расписание, руководителю также необходимо составить с подчиненным дополнительное соглашение к основному трудовому договору. Также, исходя из ст. 74 ТК РФ, подобные изменения могут происходить без согласия подчиненного, однако при этом его необходимо уведомить о грядущих изменениях как минимум за два месяца.
  2. На основании Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда № 69 от 10.10.2003г., необходимо внести данную информацию в трудовую книжку субъекта.

В случае если сотрудник перемещается с должности на должность внутри предприятия порядок действий таков:

  1. Помимо внесения корректировок в штатное расписание, также публикуется распоряжение руководителя о перемещении, с которым субъект должен быть ознакомлен заранее.
  2. На основании ст. 72 ТК РФ, если в основном трудовом договоре было указано название нового подразделения субъекта, необходимо составить дополнительное соглашение о переводе и смене наименования должности.

В случае если изменения затронули функциональный набор сотрудника, требуется выполнить такие действия:

  1. В штатное расписание включается вакансия с иным наименованием (при этом предыдущее название временно сохраняется). Затем публикуется новая должностная инструкция.
  2. Составляется дополнительное соглашение к основному договору о переводе субъекта в другое подразделение. Затем данный факт фиксируется в трудовой книжке.
  3. После этого из штатного расписания ликвидируется предыдущее название должности.

Таким образом, включение или изменение наименований должностей в штатном расписании является простым процессом, исполняемым в несколько этапов. Руководителям также рекомендуется ознакомиться с требованиями квалификационных справочников и профстандартов в части наименования должностей.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector