Как исправить запись в журнале по правилам

Как исправить запись в журнале по правилам

Ошибки в классном журнале: как их правильно исправлять

Во многих школах до сил пор царствует бумажная волокита: преподаватели вынуждены заполнять бумажные журналы, ошибки в которых не так просто исправить, как в электронном.

Учитель – это в первую очередь человек. А людям свойственно совершать ошибки. Далеко не всегда эти ошибки допускаются по незнанию. Вы могли о чем-то задуматься и внести запись не в ту строчку, вас отвлекли, и оценка попала не в ту клетку, или просто произошла описка, помарка. Что тогда?

Использование корректора или наличие стираний в классном журнале считается грубым нарушением правил заполнения и влечет за собой определенные санкции от директора, поэтому важно вносить правки грамотно. Прочитайте наш материал, чтобы правильно исправлять ошибки в этом документе.

Как правильно исправить ошибку в классном журнале

Исправление ошибок, допущенных при заполнении классного журнала, проводится в несколько этапов:

  • Аккуратно зачеркните запись, сделанную по ошибке.
  • Рядом напишите корректную информацию.
  • В нижней части страницы кратко опишите содержание исправления.
  • Если это журнал выпускных классов, заверьте запись подписью директора или заместителя директора по учебно-воспитательной работе и поставьте гербовую печать.
  • В остальных случаях ставится подпись преподавателя, который совершил ошибку, подпись классного руководителя и канцелярская печать.

Помните, что официально заклеивать, зачищать бритвой или использовать штрих-корректор запрещено. Также в клетках, где ставятся оценки, не должно быть точек.

Пример: вы задумались и случайно поставили Маше Петровой четверку, хотя она ответила на пять. Что делать? Правильно будет зачеркнуть неверно написанную оценку, поставить рядом правильную, а внизу страницы написать: «У Маши Петровой исправленной отметке за 10.09.18 4 (хорошо) верить». Дальше остается только заверить эту запись необходимыми подписями и печатью.

Исправлять оценки за четверть или полугодие нельзя. Если вы все-таки допустили ошибку при выставлении итоговой отметки, не паникуйте. Обратитесь к завучу с просьбой помочь и узнайте, как можно исправить ситуацию.

Классный журнал – это документ. Любые исправления в нем могут повлечь за собой штрафные санкции. Вам могут сделать выговор, попросить написать объяснительную, лишить премии за систематические ошибки в журнале – это нормальная практика. Такая строгость необходима. Чтобы не вступать в конфликт с руководством и не устраивать бесконечные баталии на форумах о «несправедливости директора», прочтите следующий раздел. В нем мы поговорим о том, почему же все так строго.

Почему так строго?

Есть сразу несколько причин, по которым требования к заполнению классного журнала такие строгие.

Во-первых, это документ финансовой отчетности, который всегда удостаивается пристального внимания контрольно-ревизионного управления (КРУ). Кому попадет, если там будут ошибки? Правильно, директору. По акту КРУ начальник управления «поздравит» руководителя учебного учреждения лишением премии или снятием персональной надбавки. То есть за недочеты в работе учителей в результате получает директор.

Всегда помните о том, что журнал выполняет контрольную функцию учета вашего рабочего времени. В его оформлении должны быть заинтересованы вы сами, поскольку иного способа доказать, что вы действительно реализуете образовательную программу учреждения в соответствии со стандартами, нет.

Во-вторых, во многих школах журналы с одного урока на другой относят ученики. Представьте, что бы произошло, если бы учителям разрешили пользоваться корректорами при исправлении оценок.

Вредные советы: как не надо делать, если допустил ошибку

На тематических форумах можно найти уйму советов о том, как «незаметно исправить оценку в классном журнале», где знатоки советуют аккуратно стереть бритвой, заклеить и т. д.

Если руководство вашей школы не просто одобряет подобную деятельность, но еще и выдает журналы, для того чтобы вырезать нужные клеточки, тут уж ничего не поделаешь. Но если вы – молодой учитель и не знаете, как поступить с допущенной ошибкой, подойдите к завучу. Не занимайтесь самодеятельностью и тем более не ищите ответа на форумах.

Есть ряд лайфхаков, используя которые вы сможете без ошибок вести классный журнал.

Как избежать ошибок в заполнении классного журнала

  • Не спешите, когда заполняете журнал. Первое и самое важное правило при заполнении любого документа – не торопиться.
  • Заведите свой личный журнал. Это может быть специальный журнал, который продается почти в любом канцелярском магазине, или обычная тетрадь, расчерченная самостоятельно, или даже ежедневник – как вам удобнее. Сначала пишите в свой личный журнал, а потом переносите данные в официальный документ.
  • Используйте ручки со стираемыми чернилами. На сегодняшний день существует достаточное количество фирм, которые производят синие шариковые ручки со специальными чернилами, стираемыми специальным ластиком, продающимся в комплекте.
  • Ведите электронный журнал. Если вы – активный пользователь ПК, заведите аналог классного журнала, допустим, с помощью таблиц в Excel. Вносите туда оценки, замечания, фиксируйте «долги», причины пропусков. Переносите все данные на бумагу без ошибок.
  • Используйте карандаш. Можете делать пометки карандашом, но его нужно будет обязательно стереть в конце урока.

За помарки и неправильные исправления в классном журнале можно попасть под штрафные санкции. Иногда это просто замечания, но руководство может и премии лишить. Согласитесь, неприятно? Поэтому получайте несколько советов по поводу того, как не допускать ошибок в классном журнале:

  • Не спешите, когда заполняете. Используйте ручки со стираемыми чернилами или карандаш.
  • Заведите свой личный журнал. Это может быть как бумажный вариант, так и электронный. Там можно вносить исправления, сколько душе угодно. Не забывайте переносить корректные данные в классный журнал.
  • Если допустили ошибку – не паникуйте. Если такое произошло в первый раз, и вы не уверены, что сделаете все корректно, подойдите к завучу – он проконтролирует, чтобы правки были внесены в соответствии с регламентом.
  • Даже если вы испортили целую страницу – это рабочий момент, который можно исправить.
  • Директор может потребовать от вас написать объяснительную за каждое исправление в классном журнале – это не приговор.
  • Относитесь к заполнению классного журнала со всей серьезностью и ответственностью.

Расскажите про личный опыт исправления ошибок в классном журнале в комментариях. Делитесь советами и своими лайфхаками.

Ставьте лайки, подписывайтесь на наш канал и ждите обновлений! 🙂

Как исправить запись в журнале по правилам

Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации

Поступившие письменные обращения к руководству предприятия от сотрудников, в которых они излагают свои намерения о будущих действиях в правовых отношениях с организацией, должны быть учтены в книге для фиксации внутренней документации. Иногда для этого заводят отдельный журнал учета. Зачем нужно регистрировать письменные обращения работников, и кто это должен делать в компании — рассмотрим в нашей статье.

Как устранить ошибку, допущенную в журнале регистрации приказов?

Компаниям с небольшим штатным расписанием можно регистрировать заявления в журналах внутреннего учета движения документов. Регистрация заявлений при поступлении их к руководителю на рассмотрение и принятие решения проводится секретарем или работником отдела кадров. Ответственность за выполнение данной обязанности наступает по распоряжению руководства учреждения после ознакомления исполнителя под роспись. Нужно учесть, что срок хранения личных дел работников, утвержденный Росархивом 06.10.2000, установлен в 75 лет.

Поэтому заявления, автобиографии, копии приказов и журналы учета подлежат архивации и хранению на протяжении указанного срока. Какие заявления регистрируются? Если документ поступил по почтовой рассылке, то его регистрируют как входящую корреспонденцию. В остальных случаях учетная запись вносится в книгу учета заявлений.

Кстати, срок хранения журнала регистрации приказов генерального директора по основной деятельности должен быть таким же, как у самих приказов, которые регистрируются в данном журнале, т.е. постоянный по ст. 19 а) Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Читать еще:  Документы, оформляемые при расчетах по НДС

приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), т.к. журнал («переходящее» дело) передается в архив организации как научно-справочный аппарат к делам с приказами по основной деятельности. Пример 1 Приказ о признании утратившим силу ранее изданного документа СвернутьПоказать Пример 2 Журнал регистрации приказов генерального директора по основной деятельности СвернутьПоказать См.

В графе 4 повторите номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 укажите дату и номер отменившего его приказа. Если запись в трудовой книжке верна, но ошибочно указаны реквизиты приказа, запись воспроизведите без изменений, а в графе 4 укажите правильные реквизиты.

Пример исправления неверной записи, сделанной в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в наименовании должности сотрудника А.В. Дежнева 13 октября 2008 года принята в организацию на должность кассира.

Масяня (гость) #14[72399] 17 июля 2009, 8:26 Анюта! Ничегоне зачеркивай. Не нужно это! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Ane [e-mail скрыт] Россия, Москва #15[72827] 17 июля 2009, 19:49 мне нужно, чтоб там не видели что я переделываю …

у меня проверка была, ниче не придрались к этому… да и вообще блин умные такие говорят — мол просите денег на то чтобы делопроизводство все в электронном виде было… угу, а вы их что типо дадите….п.здеть тока горазды про переход на цифровой формат….а сами денег на стеллажи дать не могут… …ладно боше не буду… я вообще больше на работу не пойду надоели мне все… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… С наилучшими пожеланиями,тетя Фря. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Как аннулировать запись в книге регистрации приказов по кадрам?

Для этого издается приказ, который будет иметь отчасти «технический» характер. В его констатирующей части необходимо кратко сформулировать причины отмены или как минимум оформить ссылку на тот пункт устава организации, в котором закрепляется право руководителя на издание приказов.

фактической датой его «отмены». См. Пример 1. И только после издания подобного приказа в графе «Примечание» журнала регистрации приказов генерального директора по основной деятельности делается отметка о том, что ранее изданный приказ утратил силу. См. Пример 2.

Исправление в журнале учета приказов

adventum [e-mail скрыт]

Российская Федерация #4[71928] 16 июля 2009, 8:40 Если в трудовой нет записи,вариантов много:1. Если журнал регистрации в виде общей тетрадки и она не прошита, то заменить лист.2.

Сделать отметку. что данная запись внесена ошибочно.3. Замазать в журнале регистрации и сделать поверх другую запись.

Очень некрасивый вариант.4. Не знаю, насколько реально, пусть более опытные меня поправят — отменить приказ. Но чего-то я сомневаюсь. Если есть трудовой договор — там же должны быть паспортные данные и ее подпись.

Как в журнале регистрации заявлений сделать исправление

Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи.

Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.

И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

Вопрос Подскажите , пожалуйста, допускается ли исправление в книге регистрации приказов и если да- то как оно выглядит? Ответ Законодательством не урегулирован вопрос об исправлении записей в книге регистрации приказов. В этой связи можно воспользоваться по аналогии правилами исправления неверных сведений в трудовой книжке.

Ошибочные данные в книге регистрации не рекомендуется зачеркивать. Если в Вашей книге регистрации есть графа «Примечания», то в этой графе рядом с некорректной записью можно сделать запись об исправлении допущенной ошибки.

Если же графа «Примечания» отсутствует, то с новой строки (за новым номером) можно сделать запись о том, что запись за определенным номером, в определенной графе недействительна, а затем указать корректные данные. (Например: «Запись № в графе № недействительна.К ним относятся такие обращения к руководству предприятия:

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • на отпуск;
  • об отгулах;
  • о переводе на другое рабочее место;
  • о других кадровых вопросах, связанных с трудовыми отношениями между сотрудниками и их работодателем.

Если вам интересно, как получить разрешение на перевозку пассажиров, прочтите эту статью. О том, как узнать коды статистики по ИНН, вы можете прочесть тут. Порядок заполнения документа Поскольку общей унифицированной формы в трудовом законодательстве России не предусмотрено, то кадровые службы предприятий разрабатывают книгу в произвольной форме. Страницы в ней имеют вид таблиц, в которые построчно вносят данные о каждом полученном заявлении.

Что делать, если нужно исправить запись в книге учета трудовых книжек?

Каждый документ должен в обязательном порядке принадлежать к определенному архиву или картотеке. Бланки строгой отчетности также занимают свою нишу в организационном делопроизводстве. Оформление, выдача трудовых книг и вкладышей в них фиксируется в специальных учетных регистрах движения этих документов. В любом деле могут происходить всевозможные ошибки. Дабы избежать таких ситуаций, попытаемся разобраться, как исправить запись в книге учета трудовых книжек.

Чтобы изучить этот вопрос более детально, для начала необходимо разобраться, что собой представляет книга учета трудовых книжек.

Строгая отчетность

Помимо оформления и выдачи документов, нужно каждый из них зарегистрировать в указанном законом порядке. Для трудовых документов законодательно создан и утвержден особый регистр – Книга учета движения трудовых книжек предприятия. Ее можно сравнить с Главной книгой в бухгалтерском учете любой организации или предприятия. Такой журнал должен быть у любого работодателя: юридического лица или ИП.

Еще несколько лет назад у ИП потребности в оформлении специального регистра не было. Это объясняется тем, что индивидуальные предприниматели до проведения реформ в трудовом законодательстве не выдавали своим подчиненным трудовые, а, следовательно, не заводили книги учета трудовых книжек. Сейчас все иначе.

Вести такую книгу обязаны:

  • непосредственный работодатель, например, когда он выступает в лице индивидуального предпринимателя>
  • кадровая служба юридического лица, то есть предприятия, организации, учреждения и т. д.>
  • лицо, специально уполномоченное, ответственное за заполнение и сохранность документов сотрудников.

Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек регламентирует перечень требований, которым должна отвечать книга учета:

  • как бланк трудовой книжки или вкладышей в нее, книжку учета движения трудовых документов необходимо заверять печатью работодателя>
  • все страницы данного регистра необходимо пронумеровать>
  • чтобы избежать утери документов, внесенных в книгу учета, ее необходимо прошить очень прочными нитками, завязать концы на узел, а его скрепить надежной сургучной печатью.
Читать еще:  Налог на роскошь в 2020 году: вопрос недвижимости

Не стоит забывать, что такой документ рассчитан не на один год использования, поэтому, чтобы книга учета движения трудовых не «стерлась» за годы своей службы, можно отделать ее твердым переплетом. Таким образом, намного проще становится заполнять этот регистр. После истечения срока эксплуатации и передачи в архив именно твердый переплет защитит содержимое книги от влияния времени.

Записи, вносимые во время заполнения или хранения

Чтобы понять, как исправить запись в журнале учета трудовых книжек, рассмотрим, какие именно записи делаются в книге учета движения трудовых книжек.

Существует специальная утвержденная форма, согласно которой оформляется внешняя и внутренняя часть книги учета движения трудовых на предприятии. Когда книга оформляется впервые, необходимо указать дату начала заполнения. По истечении некоторого времени пустые страницы для записей заканчиваются, поэтому после внесения последней записи ответственное лицо проставляет дату окончания документа.

Ответственный сотрудник отдела кадров в эту учетную книгу вносит все записи о регистрации работников предприятия. К ним относят:

  • Трудовые книжки, которые выдаются сотрудникам впервые. Согласно положениям Трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечить каждого своего сотрудника необходимым количеством бланков. Трудовая впервые выдается сотруднику, если он ранее нигде не был трудоустроен, и данное место работы является для него первым в жизни. Они могут выдаваться сотрудникам также в случае, если при первоначальном заполнении кадровым сотрудником были допущены грубые ошибки.
  • Трудовые книжки, которые предоставляют сотрудники, с записями с предыдущих мест работы.
  • После окончания в трудовой книжке разделов, содержащих информацию о работе или награждениях сотрудника, предусмотрено оформление дополнительного документа – вкладыша. Оформление, заверка и выдача такого не менее важного документа фиксируется также в книге учета движения трудовых книжек.

Важно: на каждом легальном предприятии, где трудится определенный штат сотрудников, каждый из которых имеет оформленную трудовую книжку, необходимо иметь и книгу учета движения трудовых книжек. Существует также дополнительный регистр, наличие которого на предприятии не является обязательным условием, – журнал регистрации трудовых договоров (книжек).

Как исправить ошибку в журнале регистрации

В этом документе, как ни странно, чаще всего допускают наибольшее количество ошибок. Законодательство РФ предусматривает наличие данного документа на предприятии, но не обязывает работодателя в лице юридического лица или в лице индивидуального предпринимателя вводить этот регистр в производственный документооборот.

Четко установленной формы заполнения журнала регистрации трудовых договоров нет. Однако этот документ включает в себя следующие записи:

  1. Номера документов, вносимых в хронологической последовательности. Именно в этой элементарной части журнала неопытные кадровики совершают грубые ошибки, исправить которые можно только с помощью ликвидации текущего журнала и создания нового.
  2. Даты заключения договоров и их номера.
  3. Личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения).
  4. Занимаемая должность, наличие категории или разряда.
  5. Структурное подразделение, к которому относится работник.
  6. Дата заключения/расторжения трудового договора, а также подпись.
  7. Информация о том, какая форма данной работы: постоянная или по совместительству.
  8. Дополнительная информация.

Вернемся к первому пункту – номер по порядку. Как было сказано, данная графа самая проблемная. Все дело в том, что по неопытности, незнанию или невнимательности ответственный сотрудник кадровой службы вместо порядкового номера вносимой записи указывает номер документа: трудового договора, соглашения, трудовой, вкладыша в нее. Ясно, что номер «бумаги» никак не соответствует определенной хронологии событий в трудовой деятельности сотрудника. Единственным решением данной проблемы может стать только принудительное завершение записей в неправильном варианте журнала и оформление нового.

На последней странице журнала произвольно от руки делается следующая запись: «Данный журнал закрывается досрочно в связи с неправильным заполнением». Виновнику не стоит удивляться полученному дисциплинарному наказанию. Мероприятия, связанные с оформлением нового журнала, противозаконными не считаются.

Как делать исправления в книге учета

Если кадровый сотрудник не заводит журнал регистрации трудовых договоров, а ведает только книгой учета движения трудовых книжек на предприятии, то ему стоит знать основные правила. Если, кроме трудовой, сотрудник предъявил еще и вкладыш, то отдельную запись о последнем в книгу учета делать не стоит.

Книга движения трудовых на предприятии включает в себя следующие основные записи, во время внесения которых кадровик может допустить ошибку:

  1. Номер регистрации документа, внесенный в хронологической последовательности.
  2. Даты, указанные только арабскими цифрами. Довольно часто происходит так, что момент времени заполнения трудовой книги не соответствует дате поступления сотрудника на работу. В таком случае верным считается внесение даты зачисления работника в штат.
  3. Инициалы вносить запрещено. Имя, отчество и фамилию сотрудника нужно вписывать вручную без сокращений.
  4. Номер и серия трудовой книжки сотрудника.
  5. Согласно утвержденному штатному расписанию, кадровик вписывает название занимаемой должности/специальности сотрудника.
  6. Информация о структурном подразделении предприятия, к которому данный сотрудник относится.
  7. Номер, дата локального акта, который стал основанием для внесения необходимых записей в трудовую книжку, например, приказ, распоряжение, постановление руководства. Если регистрируется только вкладыш, то эти данные не вносят.
  8. После внесения всех вышеперечисленных записей необходимо указать должность и поставить подпись ответственного за заполнение и надежное хранение бланков трудовой деятельности.
  9. Если на предприятии предусмотрено взимание с сотрудника определенной суммы за выдачу трудовой книги, то эту сумму нужно указать прописью. Если на предприятии данная плата не предусмотрена, то в строке ставится прочерк.
  10. Если сотрудник увольняется, то в день официального ухода ему выдается трудовая книжка, после получения которой он должен поставить свою подпись в учетном регистре трудовых документов, тем самым подтверждая факт официального получения своих документов.
  11. В день увольнения в данной книжке учета ставится дата увольнения сотрудника.

Как внести исправления в книгу движения трудовых книжек

Этот один из важнейших документов на предприятии/организации заполняется вручную ответственным сотрудником отдела кадров, которому, как любому человеку, свойственно иногда ошибаться. Всякую ошибку нужно исправлять.

Сейчас в законодательстве нет четких предписаний по поводу того, как исправлять ошибки в данном учетном регистре. На сегодняшний день имеются только рекомендации специалистов по данному вопросу.

Приведем самый яркий и распространенный вариант исправления ошибочных записей в вышеупомянутом регистре. Если по каким-либо причинам в записях последней была допущена ошибка, то следует поступать следующим образом:

  • в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»>
  • ниже указать достоверную информацию>
  • чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

Данный метод схож с корректурным способом исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета.

Исправление в журналах

4 сообщения в этой теме

Рекомендуемые сообщения

Создайте аккаунт или авторизуйтесь, чтобы оставить комментарий

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи

Создать аккаунт

Зарегистрировать новый аккаунт.

Есть аккаунт? Войти.

Недавно просматривали 0 пользователей

Ни один зарегистрированный пользователь не просматривает эту страницу.

Популярные темы

Автор: DEN000
Создана 29 Января 2019

Автор: Dikeyy
Создана 7 часов назад

Автор: Игорь1975
Создана 6 часов назад

Автор: Nadegda_
Создана 24 Декабря 2019

Автор: владимир 332
Создана 3 Декабря 2019

Автор: владимир 332
Создана 27 Декабря 2019

Автор: UNECE
Создана 8 Декабря 2019

Автор: UNECE
Создана 24 Августа 2017

Автор: Багаутдинов
Создана 28 Ноября 2019

Автор: макарка
Создана 19 Декабря 2019

Автор: SB_Danilev
Создана 15 Декабря 2019

Автор: mpanikovskiy
Создана 14 Июня 2012

Читать еще:  Как оформить частный дом в собственность без документов в деревне

Автор: метролог2009
Создана 10 Сентября 2015

Автор: sergeevich-33
Создана 26 Декабря 2018

Автор: efim
Создана 31 Декабря 2015

Автор: efim
Создана 23 Октября 2019

Автор: AtaVist
Создана 11 Августа 2017

Автор: Metrolog-sever
Создана 2 Июля 2014

Автор: UNECE
Создана 8 Декабря 2016

Автор: E_lena
Создана 1 Апреля 2016

Автор: метролог2009
Создана 10 Сентября 2015

Отличный секретарь

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации

Очень часто приходят письма, где работники, отвечающие за учет тех или иных документов, спрашивают, как изменить информацию в журнале регистрации, если из-за невнимательности совершили ошибку. К примеру, помощник или секретарь нажал на ненужную цифру или же упустил несколько сотен номеров, из-за чего после письма №1234 идёт сразу письмо №1435. В этой статье будут представлены вашему вниманию самые распространённые ошибки, которые допускаются при работе с регистрацией документов секретарями и делопроизводителями. Что делать, если вдруг оказалось, что совершена ошибка? Нужно ли эту ошибку исправлять или же можно её оставить без изменений? Как сделать так, чтобы больше не допускать ошибок?

Первое и главное: всё-таки мы являемся людьми, а не какими-то там автоматами, которые никогда ни в чём не ошибаются. Именно поэтому, увидев «непоправимое», не нужно сразу паниковать или начинать искать новую работу. Для начала разберитесь, к чему привела или может привести ваша ошибка, запутала ли она что-то. Ну и второе, не менее главное: оставлять все так, как есть сейчас, с путаницей, тоже нельзя.

Если были потеряны номера регистрации

Описание проблемы: в журнале, который ведёте на бумаге, вы допустили ошибку, когда расставляли номера, и после 4567 внезапно пошли номера 5468, 5469 и так дальше.

Самый плохой сценарий здесь – тот случай, когда речь идёт о журнале, в котором регистрируются исходящие документы, и ошибка была замечена не сразу. Все исходящие письма с неверными номерами уже отправлены адресатам. В такой ситуации изменять номера уже поздно.

Ведь, если вы, желая скрыть свою ошибку, очень аккуратно измените номера в журнале, возникнет путаница, скорее всего, появятся двойные номера, а ответы при этом будут идти на те, неправильные, индексы… Такой казус выйдет далеко за пределы секретариата. При всем этом адресату абсолютно всё равно, под каким номером значится полученное им письмо…

Так что в этой ситуации номера остаются. Единственной мерой по исправлению ошибки в журнале регистрации станет специальная пометка. Ведь секретарь может взять отпуск, уйти на больничный или же вообще поменять работу, а в журнале образуются, и останутся пропуски в номерах. Нельзя же помнить о них постоянно, поэтому в журнале нужно сделать примечание-объяснение.

Объяснение в бумажном журнале для регистраций может выглядеть, например, так:

Заверить подобную запись должен работник, который несёт ответственность за делопроизводство организации (это может быть начальник службы ДОУ, начальницы канцелярии, секретарь или же делопроизводитель).

Для того, чтобы такая неприятная ситуация больше не происходила, в первую очередь нужно сделать все, чтобы перейти с бумажных журналов на электронные. Как-никак, 21-й век уже в самом разгаре… В системах электронного документооборота номера присваиваются автоматически, и какая-либо ошибка здесь исключена. В более простых вариантах автоматизации, например, с помощью средств Microsoft Office или Google таблиц, очередность номеров настраивается вручную без каких-либо пропусков. Так, в Excel это происходит следующим образом:

Нужно написать номер в одной ячейке, потом следующий номер, после этого выделить обе ячейки, подвести курсор к правому углу, захватить его и немного протянуть выделенную область вниз. Программа самостоятельно проставит номера в том диапазоне, который будет протянут вниз.

Если же по какой-то причине электронные регистрационные формы исключаются и вам приходится вести бумажные журналы, нужно в конце каждого рабочего дня просматривать все номера и проверять, не совершена ли ошибка. Это занимает пару минут. Чем раньше обнаружится ошибка, тем легче будет ее исправить.

Если зарегистрировано то, что не нужно было регистрировать

Описание проблемы: почтальон осуществил доставку из тридцати писем, где на каждом конверте указан адрес вашей компании. Секретарь поставил свою подпись за все полученные письма, вскрыл их и рассортировал. Затем были проставлены штампы, письмам присвоены номера, информация внесена в журнал регистрации. Письма попали на рассмотрение к директору, и одно из них он вернул со словами, что оно адресовано не вашей компании. Возможно, добавил при этом, что нужно быть внимательнее.

Причина ситуации вполне понятна: судя по всему, отправитель перепутал письма и положил в конверт с адресом 1 письмо 2, а в конверт с адресом 2 письмо 1 и отправил, а секретарь просто упустила этот момент. В результате в журнале компании зарегистрировано совершенно чужое письмо.

Запись об ошибочном письме нужно аннулировать. Если оплошность была замечена в день записи, а журнал электронный, тогда в строке номера просто изменяется информация, и вместо «чужого» регистрируется письмо, доставленное правильно. Если этого сделать уже нельзя (иначе пропадет номер), то делается запись об аннулировании.

На картинке показано, как аннулировать запись в электронном журнале:

В бумажном журнале делается аналогичная запись, которая подписывается и заверяется так, как говорилось выше.

Что делать с самим письмом, пусть подскажет вам профессиональная этика. Проще всего выбросить, но делать этого не стоит, тем более, если очевидно, что письмо серьезное. Если есть телефоны исполнителя или приемной, нужно позвонить им и сообщить, что письмо доставлено не по адресу, после чего договориться о том, как поступить. Особенно важно это сделать, если к письму прилагались оригинальные экземпляры каких-либо документов.

Чтобы подобная ситуация больше не происходила, нужно, вскрывая почтовые конверты, обращать внимание на то, как оформлен реквизит «Адресат» и какая организация там указана.

Двойная регистрации одного и того же письма

Описание проблемы: одно и то же письмо было сначала выслано отправителем по почте, а потом ещё раз по факсу (или наоборот). То письмо, которое было отослано по факсу, вы уже зарегистрировали и пустили в работу. А другое письмо, которые через несколько дней пришло по почте, вы зарегистрировали под другим номером и тоже пустили в работу. В результате имеем два одинаковых письма под разными номерами. Плюс ко всему этому руководитель и исполнитель остались недовольны. Директору придётся второй раз тратить время на одну и ту же информацию, а исполнителю нужно будет объяснять, почему вдруг он вдруг получил задание, аналогичное тому, что и пару дней назад.

Данная проблема решается тем, что в графе «примечание» в журнале вы должны написать о совершённой повторной регистрации, указав первый номер входящего письма. В электронном журнале – просто текст, в бумажном – текст, заверенный подписью и печатью. Если ошибка была замечена быстро, то в электронном журнале можно удалить информацию и поместить под этот номер другое письмо, пришедшее в тот же день.

Минус бумажной регистрации в том, что отследить, приходило ли такое письмо ранее, практически невозможно. Если только секретарь почему-то запомнил это письмо и уверен, что было, то тогда можно полистать журнал назад и поискать. Относительно каждого письма такая работа, конечно, невозможна. Электронные регистрационные формы подобных ошибок не допускают и сами сообщают о том, что информация вводится во второй раз.

Оставляйте в комментариях примеры других ошибок в журнале, попробуем исправить их вместе!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector